Sécurité, réservation des billets, des nuits d'hôtel, mise à jour des documents d'identité, gestion de leur perte, de leur vol, éventuels problèmes de santé, anticipation des frais... Oui, un voyage d'affaires nécessite de l'organisation et de la rigueur. Impossible d'assurer sa réussite et d'atteindre les objectifs fixés en amont dans le cas inverse. Ainsi, il est hautement recommandé de soigneusement préparer le départ de son collaborateur. Les ambitions sont doubles : minimiser les frais conjoints au voyage d'affaires et assurer le confort de son salarié.
Bien se renseigner sur ses destinations
Avant même de réaliser les premières réservations, il est nécessaire de se renseigner sur le pays de destination. Quelle est la situation politique actuelle ? Quelles maladies le collaborateur risque-t-il de contracter ? Quel est le niveau de sécurité sur le territoire ? Telles sont quelques-unes des questions auxquelles il est impératif de répondre dans un premier temps.
Pour protéger l'entreprise et le collaborateur des éventuels risques auxquels les deux parties s'exposent, la société peut consulter la liste d'informations et de conseils délivrée par l'État Français sur diplomatie.gouv.fr, vis-à-vis des autres pays du monde et à destination des particuliers et des professionnels qui désirent se rendre à l'étranger.
L'internaute (l'entreprise en d'autres termes) pourra consulter des conseils d'ordre général visant à optimiser le déroulement du voyage, des informations de dernière minute, notamment des alertes sécurité, pour que la compagnie et le collaborateur aient conscience et connaissance de la situation du pays en temps réel. L'entreprise pourra, également, consulter des informations plus spécifiques concernant les zones du pays à éviter, les risques naturels et ceux liés aux escroqueries, mais aussi sur les législations et les autorisations particulières nécessaires telles que l'ESTA.
Aussi, il est recommandé aux entreprises de consulter la rubrique « dossiers pays de l'expatriation ». Au sein de cette section, particuliers et professionnels peuvent prendre connaissance des obligations en matière de visa. À savoir que ce type de document peut prendre du temps à être élaboré. Une raison suffisante pour s'y prendre en amont.
Réserver ses billets d'avion et ses nuits d'hôtel
Aussi évident que cela puisse paraître, il est fortement recommandé de réserver les billets d'avion et les nuits d'hôtel de ses collaborateurs avant le départ. À ceci, plusieurs raisons.
La première : s'organiser ainsi permet d'optimiser le confort du collaborateur, mais surtout de minimiser les problèmes de dernière minute. À savoir que les réservations réalisées en avance sont, bien souvent, moins chères. En anticipant le déplacement de son employé, la société réalise de précieuses économies.
Il est recommandé de réserver ses billets d'avion directement sur le site des compagnies aériennes. Les avantages : les billets sont, souvent, moins chers qu'en passant par un intermédiaire, une compagnie de voyage. La société peut consulter les horaires des vols en temps réel. Finalement, réserver directement sur le site de la compagnie permet de réaliser des modifications quant au vol, sous conditions.
Il n'est pas anodin qu'un voyage d'affaires comprenne plusieurs destinations. Dans ce type de cas de figure, il est vivement recommandé de passer par une agence de voyage. Les deux principaux avantages de déléguer l'organisation de ce genre de déplacement résident dans les économies réalisées, mais aussi dans la praticité pour l'entreprise et les collaborateurs qui peuvent se concentrer sur leur cœur de métier pleinement, sans avoir à s'occuper des aspects de logistique. Une tache qui vient réduire la productivité de ces deux acteurs.
Pour ce qui est de la réservation du logement, des nuits d'hôtel, l'entreprise peut avoir recours à des sites internet spécialisés tels que Booking.com ou encore Expedia.fr. L'intérêt de passer par ces plates-formes : du fait de leurs nombreux partenariats avec des établissements partout à travers le monde, ces entreprises sont en mesure de proposer des tarifs des plus attractifs. Qui plus est, la société que vous êtes peut facilement trier les établissements en fonction d'une panoplie de critères (WIFI, prix, localisation, qualité du service, etc.).
Penser aux documents officiels et aux autres papiers importants
Papiers d'identité, visa, documents médicaux et administratifs... Il est primordial que le collaborateur emporte avec lui tous les documents importants et nécessaires au bon déroulement du voyage. Il est avisé de quitter le pays avec :
- Ses documents d'identité
- Des photocopies de ces derniers documents en cas de perte ou de vol
- La copie des documents propres et relatifs au séjour.
Notre conseil : demandez toujours une confirmation écrite lors de la réservation de l'hébergement, du vol et / ou du moyen de locomotion loué.
Si votre collaborateur part pour un court laps de temps, il est avisé que celui-ci voyage léger. Ceci pour minimiser le stress dû aux éventuelles pertes de bagage. Le salarié est plus serein et, ainsi, plus productif une fois sur place.
Pour ce qui est de la composition de la valise, recommandez à votre collaborateur d'emporter avec lui :
- une à deux tenues de rechange. Celles-ci devront être sobres et adaptées aux conditions météorologiques. Le nettoyage des tenues pourra se faire auprès d'un service de pressing.
- Un ordinateur réservé aux déplacements des collaborateurs et qui ne contient pas de données importantes et confidentielles. Le salarié pourra sauvegarder, au préalable, sa présentation professionnelle et les documents à partager sur une clé USB pour s'assurer de ne rencontrer aucun problème d'ordre technique le jour J.
- Un dossier contenant les documents liés au séjour.
- Des devises locales pour être en mesure d'assurer les premiers besoins en descendant de l'avion (ex : taxi).
- Pensez à vérifier les modèles des prises électriques et prévoyez d'investir dans un adaptateur si besoin est.
- Tous les médicaments dont le collaborateur est susceptible d'avoir besoin.
Retard d'avion, accident, hospitalisation, obligation de rapatriement... Quel que soit le problème rencontré à l'étranger, le collaborateur devra contacter la compagnie d'assurance voyage ou, le cas échéant, l'ambassade française ou le consulat sans attendre. Les buts : prendre rapidement connaissance de la procédure à suivre, facilité le processus quel qu'il soit et minimiser les coûts pour l'entreprise en prenant de suite les bonnes décisions et en menant les bonnes actions.
Anticiper les problèmes de santé
À chaque destination, les problèmes de santé qui lui sont propres. Ainsi, il est hautement recommandé de se rendre sur diplomatie.gouv.fr puis dans « les dossiers pays de l'expatriation » pour prendre connaissance des éventuels problèmes de santé que le collaborateur pourra rencontrer sur place. Cette démarche permet de prendre les précautions nécessaires, de réaliser les vaccinations obligatoires et de faire les rappels avant le départ.
Aussi, il est important de s'y prendre en amont car certains vaccins doivent être faits plusieurs fois et à plusieurs mois d'intervalle.
Une trousse de pharmacie est l'autre indispensable du collaborateur qui se rend dans un pays étranger.
Anticiper les problèmes liés à la sécurité
Votre collaborateur se rend-il dans un pays sensible au sein duquel les problèmes de sécurité ne sont pas chose rare ? Pour le savoir, rendez-vous sur le site diplomatie.gouv.fr pour prendre connaissance des pays concernés. Si tel est le cas, il est recommandé que le salarié s'enregistre sur le fil Ariane du gouvernement afin d’être mis en relation avec le ministère des Affaires étrangères et du Développement International, qui assurera un suivi.
Il est, également, avisé que le collaborateur consulte le Passeport Sécurité des voyageurs, un guide consacré aux salariés se rendant à l'étranger, afin que celui-ci sache ce qui l'attend sur place.
Anticiper la gestion des notes de frais
Qui dit « déplacement à l'étranger » dit « notes de frais ». Si ces dernières sont complexes à gérer en France, les choses se compliquent d'autant plus lorsque les frais engendrés par le salarié sont réalisés à l'étranger.
En effet, il faudra prendre en considération que :
- les justificatifs soient perdus ou tout simplement absents
- que le salarié sera, possiblement, dans l'impossibilité de présenter des justificatifs à cause des bakchich
- le temps passé à remplir des formulaires représente du temps de perdu et une moindre productivité de la part du salarié.
Quels frais l'entreprise sera-t-elle dans l'obligation de rembourser
Même en l'absence de justificatifs, l'employé a le droit de réclamer le remboursement des frais engagés. Toutefois, et pour ce faire, celui-ci devra respecter les conditions suivantes :
- Les frais réalisés par ses soins devront être engagés dans l'intérêt direct de la société, en lien avec l'objet social de l'entreprise et dans le but de développer son chiffre d'affaires
- Les frais engagés devront se rattacher à une gestion normale de l'entreprise. Ils ne devront pas être excessifs, ni fictifs.
- Les frais devront être appuyés de pièces justificatives dans la mesure du possible.
- Les frais devront être inclus dans le résultat fiscal par une disposition express de la loi.
Quelques exemples de charges non-déductibles :
- les dépenses de chasse
- de pêche
- de résidence de plaisance
- de yacht
- de bateau de plaisance
- les dépenses de véhicules au-delà des seuils admis par l’administration
Dans le cas où ses conditions sont respectées, le collaborateur devra réaliser une note de frais qui devra être signée de sa main et accompagnée des justificatifs liés à chaque frais engagé.
Les règles de forme des notes de frais
Les justificatifs présentés par le salarié doivent respecter certaines règles et normes de présentation.
Au dos des factures de restaurant devront être inscrits les noms des personnes présentes. Même chose pour les factures liées aux cadeaux, aux factures de frais engagés dans le cadre de relations publiques dont les noms des concernés devront figurer au dos du justificatif.
Lorsque le salarié ne peut regagner son logement, celui-ci devra inscrire le motif du déplacement au dos des factures liées à celui-ci (nuitées en hôtel, repas, etc).
Ce n'est qu'une fois toutes ces conditions remplies que les frais en question seront déductibles du bénéfice imposable de l'entreprise et non-imposables pour le salarié (que cela soit au niveau social ou fiscal).
Gagnez du temps (et de l’argent) avec les solutions d’automatisation des notes de frais
Certaines applications permettent de faciliter la gestion des notes de frais. Ces dernières permettent de numériser les justificatifs et créent automatiquement la note de frais. Cette technologie unique à notre ère est basée sur le système de reconnaissance optique OCR (Optical Character Recognition) et permet d'enregistrer une note de frais à partir de simples photos de justificatifs : billets de train, billets d'avion, facture d'hôtel, facture de restaurants, etc.
Le prestataire vérifie automatiquement que les dépenses respectent la politique de frais de l'entreprise. Une charge de travail en moins pour la société en d'autres termes.
"Nous comptabilisons d'ores et déjà quelques 600 clients. Notre plate-forme est intuitive, simple, facile à utiliser tant pour les utilisateurs finaux que pour les sociétés clientes. La multinationale espagnole Telefonica ou encore Mc Donald's figurent, par exemple, parmi nos clients. C'est une solution adaptée aussi bien aux PME qu'aux grandes entreprises", souligne Myriam Zanatta, responsable Communication de Captio France.
Ce qu'il faut retenir :
- Il est essentiel de se renseigner correctement sur le pays de destination au sein duquel le collaborateur se rend pour minimiser les mauvaises surprises et les dépenses superflues.
- Réserver en avance les nuits d'hôtel et les billets d'avion permet à l'entreprise de réaliser des économies.
- Le collaborateur devra penser à emporter avec lui tous ses papiers d'identité et ne pas oublier de réaliser des photocopies des documents importants.
- Il est avisé de prendre connaissance des problèmes liés à la santé et à la sécurité du pays avant le départ pour que le collaborateur sache à quoi s'attendre et prenne les précautions nécessaires.
- La gestion de notes de frais à l'étranger est complexe. C'est pourquoi il s'avère utile d'équiper son collaborateur avec des outils performants et adaptés. Le but : faciliter la gestion des notes de frais pour l'entreprise et pour le salarié.
