Les réunions, qu’elles soient internes ou aient lieu avec des clients, des fournisseurs ou autres agents externes, sont indispensables en entreprise. C’est l’occasion d’améliorer la communication, de chercher des solutions, d’éclaircir certains points, d’élaborer des pistes d’action… Mais elles peuvent parfois devenir une vraie perte de temps.
En 2012, le site américain Salary a révélé dans un sondage que pour la moitié des travailleurs (48%), c’est au cours des réunions qu’on perd le plus de temps. C’est pourquoi il peut s’avérer utile de fixer quelques « normes » simples pour que ces réunions soient efficaces, en particulier les réunions internes à la société.
Fixez un timing
Il est important de respecter le créneau horaire attribué à la réunion. L’heure de commencement n’est généralement pas un problème, mais il est fréquent que l’on dépasse l’heure de fin de réunion initialement prévue. Il faut donc tenir compte de la durée de la réunion pour éviter les digressions. Par ailleurs, au moment de fixer un timing, il vaut mieux prendre en compte les flux de travail des participants, afin de ne pas les interrompre dans leur tâche. Mieux vaut organiser la réunion tôt le matin plutôt qu’en cours de matinée, par exemple.
Définissez les contenus
L’objectif d’une réunion doit être clair et bien défini. Les points à traiter devront être communiqués à l’avance, pour que les assistants arrivent préparés et que les thèmes du jour soient ainsi solutionnés plus rapidement et efficacement. Cela aidera, de surcroît, à ne pas s’éloigner du sujet.
Déterminez les responsabilités de chacun
La réunion ne doit pas se convertir en conférence où n’interviendrait qu’un participant tandis que les autres se contenteraient d’écouter. La communication doit être multidirectionnelle, chacun doit être impliqué et proactif. De même, les tâches et objectifs résultant de la réunion doivent être concrets. La réunion sera beaucoup plus efficace si l’on définit précisément qui sera responsable de chaque tâche à faire et si l’on fixe des délais.
Faites un résumé
De nombreux points pouvant être traités lors d’une réunion, elle peut durer plusieurs heures et les participants ne retiennent pas forcément tout ce qui a été dit et accordé. C’est pourquoi il est bon de terminer par un résumé des points traités, des tâches dévolues à chacun, des objectifs définis et en général, de tout ce qui a été abordé.
Comme nous l’avons déjà mentionné, il s’agit de conseils concernant surtout les réunions internes à l’entreprise. Ils peuvent aussi s’appliquer à d’autres types de réunions, avec des clients, des fournisseurs, etc. Toutefois, dans ces cas-là, il vaudra mieux faire preuve d’une certaine souplesse, trop de rigidité pouvant nuire aux négociations et aux accords engagés.
