Améliorer le processus de gestion des frais de déplacements et des allocations d'entretien et de séjour et des indemnités kilométriques permet de réaliser des économies dans différents domaines, même si celles-ci ne sont pas toujours apparentes à première vue. La modification de ce processus ne permet pas seulement d'accroître l'efficacité des opérations existantes, elle permet aussi de transformer radicalement (voire d'éliminer) certaines d'entre elles.
Transformer le processus de gestion des frais de déplacements grâce à un outil spécifique entraîne des répercussions positives à différentes étapes de la chaîne. La première de ces économies se produit lors de l'imputation des frais. En automatisant un processus coûteux comme la rédaction des notes de frais, on économise un temps auparavant consacré à des tâches administratives.
La deuxième économie, également induite par l'automatisation des tâches, se produit au niveau du contrôle des dépenses. Los superviseurs reçoivent des notes de frais dont les informations ont été préalablement traitées par Captio, ce qui signifie que chaque dépense est passée par une vérification automatique de la note de frais, avant de parvenir au contrôleur. Le travail du contrôleur est donc considérablement réduit : il ne lui reste plus qu'à arbitrer les conflits.
Avant de parvenir au contrôleur, chaque dépense est déjà passée par un niveau de vérification automatique. La réduction de la fraude est une autre tactique pour réaliser des économies. Contrôler automatiquement les dépenses une par une permet de réduire très significativement le taux de fraude affectant les de déplacements. En effet, lorsque les employés redoutent un renforcement des contrôles, les velléités de passer des frais indus ou de gonfler les notes de frais diminuent.
Par ailleurs, le matériel et l'infrastructure nécessaires à la gestion du processus se trouvent réduits. Bien sûr le volume de papier utilisé est moindre, mais la digitalisation permet surtout de se passer des mètres carrés d'archives où les documents doivent être stockés pour des raisons administratives ou légales.
