Une note de frais est un document obligatoire que tout salarié est dans l'obligation de remplir et d'accompagner des justificatifs nécessaires pour obtenir le remboursement des frais engagés par l'exercice de son métier. À son tour, la société doit mettre à la disposition de ses collaborateurs un modèle de « note de frais » officiel qui pourra être utilisé par exemple pour les frais de déplacement ou les frais de restaurant. L'outil Word propose plusieurs solutions à destination des professionnels permettant de faciliter la gestion des notes de frais et leur comptabilisation.
Comment réaliser une note de frais gratuite sous Word ? C'est ce que nous allons voir ici.
Réaliser modèle de note de frais sous Word : la feuille de calcul Excel
Le logiciel Word est équipé d'un tableur dénommé Excel. Celui-ci se révèle être une calculatrice hors pair. Pour l'utiliser, il suffit d'ouvrir un nouveau document et de choisir « tableau Excel ».
Une fois votre fichier Excel réalisé, la personne en charge devra remplir le tableau avec les formules adéquates : Excel réalise les calculs, mais il faut avant tout le programmer ! Les comptables ont, généralement, de très bonnes connaissances en la matière. À défaut, réalisez quelques recherches sur internet pour dénicher les formules nécessaires aux calculs de vos notes de frais.
Une fois la note de frais Excel créée, il vous suffira de la transmettre aux collaborateurs de l'entreprise pour que ces derniers la remplissent au besoin. Demandez aux employés d'en faire une copie avant de l'utiliser. Pour faciliter et accélérer le processus, invitez les salariés à envoyer leur note de frais sous Excel par mail à la fin de chaque mois.
Réaliser une note de frais sous Word : la méthode manuelle
Si Excel n'est pas votre tasse de thé, il est tout à fait possible de créer modèle de note de frais dans un document texte Word. À cette fin, intégrez à votre page un tableau. Remplissez-le avec les champs obligatoires, puis envoyez une copie aux salariés. Même chose que pour le tableur Excel : demandez à vos employés de faire une copie du document et d'envoyer la note de frais au service comptabilité par mail à la fin de chaque mois.
Si vous êtes adepte de la note de frais papier, rien ne vous empêche de faire des impressions du document Word en ligne avant de les déposer dans les différents services. La solution numérique reste toutefois la solution la plus simple et la plus efficiente pour gérer ses notes de frais.
Et les justificatifs de note de frais dans tout ça ?
La transmission des justificatifs est une étape obligatoire pour tout salarié qui souhaite voir ses frais professionnels être remboursés en bonne et due forme. Si vous souhaitez uniquement une note de frais dématérialisée, invitez vos collaborateurs à scanner ou à prendre leurs justificatifs papier en photo avant de les transférer par mail au service comptabilité.
En plus d'accélérer la demande de remboursement, le comptable peut conserver tous les documents dans un fichier dédié et les consulter dès que besoin. Les outils de gestion en ligne sont pratiques et permettent d'améliorer l'organisation d'une entreprise. Les salariés gagnent du temps qu'ils pourront mettre à profit dans d'autres tâches à valeur ajoutée.
