L'autoentrepreneur est un statut bien particulier qui est régi par des règles différentes de celles des entreprises « conventionnelles ». Ainsi, nombreux sont les prestataires, les artisans et les commerçants à se poser des questions quant à leurs droits et leurs devoirs, notamment en terme de remboursement de note de frais lors d'un statut auto-entrepreneur. C'est ainsi que Captio a aujourd'hui décidé de faire un zoom sur la note de frais de l'auto-entrepreneur.
Note de frais auto-entrepreneur : ce qu'il faut savoir
La mauvaise nouvelle : un auto-entrepreneur ne peut établir de note de frais. Dans son cas de figure, ce document servirait uniquement à revoir ses impôts à la baisse au moment de déclarer son chiffre d'affaires à l'État. Toutefois, tout n'est pas perdu. En effet, le professionnel peut facturer ses charges annexes à son client. Par conséquent, ces montants devront être mentionnés sur le devis et sur la facture.
Quels types de frais professionnels peuvent-être facturés au client lorsque l’on est auto-entrepreneur ?
Il peut s'agir de frais de déplacement, de frais de repas à l'extérieur, etc.
A noter : L’auto-entrepreneur n’étant pas assujetti à la TVA doit s’assurer de toujours calculer ses frais et charges professionnels en TTC et non en HT. La TVA ne devra donc pas être prise en compte et facturée à vos clients.
Il existe néanmoins un autre moyen de se décharger de certains frais professionnels : les frais de débours.
Les frais de débours auto-entrepreneur qu’est-ce que c’est ?
- Il peut s’agir de l’achat d’un produit qu’il soit une matière première, un produit fini ou tout simplement des frais de port. Le remboursement est fait par le client.
- Pour certaines activités professionnelles, les frais de débours peuvent correspondent simplement à la facturation d’une prestation en accord avec le client.
À savoir : vous devez impérativement conserver la facture d’achat et la facture de remboursement ensemble. Elles doivent se correspondre au centime près.
Quelles conditions au recours des frais de débours ?
Vous devez respecter les conditions suivantes :
- Votre client doit avoir connaissance du montant et de l’engagement des dépenses,
- Pouvoir engager ces dépenses par un mandat préalable et explicite,
- Inscrire ces dépenses dans votre comptabilité,
- Justifier ces dépenses auprès des impôts grâce aux factures que vous devez absolument conserver.
Note de frais auto-entrepreneur : un document utile
Si la note de frais de l'auto-entrepreneur n'a pas d'utilité légale, elle peut servir à une meilleure gestion de la comptabilité de l'auto-entrepreneur en lui permettant de garder un œil sur ces frais professionnels supplémentaires. En conservant une trace de toutes les dépenses professionnelles réalisées, il pourra prendre des décisions stratégiques de manière à les réduire.
A noter : c'est bien le chiffre d'affaires du professionnel qui est taxé, et non pas uniquement ses bénéfices. D'où l'utilité de revoir ces frais professionnels à la baisse lorsque cela s'avère possible.
Comment réaliser une note de frais auto-entrepreneur ?
L'autoentrepreneur peut, bien évidemment, réaliser ses notes de frais manuellement à l’aide d’un modèle de note de frais pour auto-entrepreneur par exemple. Toutefois, il est vivement recommandé d'opter pour un système informatisé de gestion de note de frais. En plus de ne perdre aucun document et de les avoir à disposition en cas de besoin, les logiciels de note de frais permettent d'analyser les dépenses réalisées lors de l’activité professionnelle et de les répartir en différentes catégories.
C'est d'ailleurs le cas du système Captio qui permet de prendre conscience de ces frais réels annexes, donnant la possibilité à l'auto-entrepreneur de les revoir à la baisse en prenant des décisions efficientes en fonction de leur importance. Un matériel trop coûteux ? Des frais de repas trop élevés ? Des frais de déplacements trop chers ?
Grâce au logiciel de gestion de note de frais, prenez connaissance de ces charges révisables!
