Renforcer la cohésion d'équipe, recueillir l'opinion de ses collaborateurs, célébrer la signature d'un gros contrat... Un événement d'entreprise peut servir à beaucoup de choses.Ses utilités et ses impacts sont d'autant plus nombreux.Quelle que soit la vocation de l'événement institutionnel, il est essentiel de très bien l'organiser pour ravir les convives et, par-dessus tout, pour atteindre les objectifs fixés en amont.Alors, comment organiser un événement d'entreprise efficace ? C'est ce que nous allons voir ici.
L'organisation : la clé d'un événement d'entreprise réussi
L'organisation d'un événement professionnel efficace nécessite une grande rigueur.
C'est pourquoi il est indispensable de bien préparer l'événement en amont, en mettant au point un cahier des charges qui déclinera toutes les étapes de l'événement. Chaque mission listée dans le cahier des charges devra être menée à bien pour que votre événement corporatif soit à la hauteur de vos attentes et satisfasse pleinement vos invités.
Soyez prévoyant, planifiez correctement l'organisation de l'événement, et laissez-vous du temps. Un événement organisé à la dernière minute n'aura que peu de chances d'atteindre le but fixé. Les tâches non accomplies ne doivent pas être source de stress et de débordement. N'hésitez pas à déléguer si besoin est.
Le jour J, il est conseillé de se rendre sur place plusieurs heures avant le début de l'événement pour s'assurer que tout est prêt. Ces précieuses heures vous permettront de régler les problèmes de dernière minute, s'il y en a.
Assurez-vous que tous les acteurs liés à l'organisation de l'événement ont bien connaissance des tâches qui leur incombent. Parfois, faute de temps, les explications sont données à la va-vite. Certains de vos interlocuteurs n'oseront pas vous demander des approfondissements, de peur d'être mal vu. Prendre le temps de réexpliquer, c'est gagner du temps ailleurs.
Le choix du lieu : un moment critique dans l'organisation de l'événement professionnel
Sécurité, confort et esthétisme sont les principaux aspects d'un bon lieu de réception.
Vous ne devez pas choisir la première salle venue, faute d'avoir mis cette tâche en fin de liste. Visitez plusieurs endroits et pensez à vos invités : de quoi auront-ils besoin ? Certains se déplacent peut-être en fauteuil roulant, en conséquence, il faudra opter pour un lieu accessible aux personnes à mobilité réduite. N'oubliez pas, l'événement que vous organisez doit refléter l'image de votre entreprise. Une raison supplémentaire pour mettre les petits plats dans les grands et de s'assurer que le lieu convienne en tous points.
Un bon lieu de réception doit être facilement accessible, que cela soit en véhicule ou en transport public. Il doit être facilement localisable par GPS, il ne faudrait pas que vos invités se rendent à la salle de la ville voisine ! De la même manière que la salle, l'environnement extérieur doit être agréable.
Préparation des activités de l'événement : maintenez vos invités en haleine !
Organiser un événement d'entreprise, c'est bien plus que simplement choisir un lieu de réception. Que vont faire vos invités pendant l'événement ? Comment préparer des activités à la fois mémorables pour vos convives, mais également efficaces vis-à-vis des objectifs de votre stratégie événementielle ?
Pour choisir le spectacle ou l'activité qui ravira tout le monde, il est important de s'intéresser à chaque individu. Pourquoi ne pas envoyer un questionnaire par e-mail à tous les collaborateurs pour avoir une idée concrète de ce qui leur plairait vraiment ?
Le but des événements d'entreprise consiste souvent à permettre aux collaborateurs de se découvrir dans un autre cadre que celui du bureau, pour resserrer les liens, voire même en créer de nouveaux. Prenez tous ces aspects en compte avant de choisir l'activité principale de votre événement.
Tout organiser dans les moindres détails : prévoyez l'imprévisible !
C'est un fait : qui dit « événement » dit forcément « imprévus ». Alors, ne vous laissez pas avoir !
À cette fin, voici certains points que vous ne devez pas oublier de préparer :
- Assurez-vous que les sorties de secours sont fonctionnelles
- Gardez sur un papier ou dans votre téléphone les numéros d'urgence en cas de problème
- En fonction du nombre de personnes conviées, pensez à faire appel à des agents de sécurité pour éviter tout débordement
- Assurez-vous que les intervenants soient à l'heure
- Mettez au point un maximum de plans B pour être capable de gérer les imprévus en bonne et due forme
Organiser un événement d'entreprise efficace, OK... mais après ?
Organiser un événement d'entreprise efficace demande beaucoup de préparation avant et pendant l'événement... Mais après ? Pour prolonger la vie de votre événement, il est essentiel de planifier également "l'après".
Évaluer le succès de l'événement corporatif est par exemple l'une des priorités.
Les objectifs ont-ils été atteints ? Les participants ont-ils apprécié l'événement ? De la même manière qu'en amont, il serait peut-être intéressant de soumettre un questionnaire pour évaluer ces différents aspects. D'ailleurs, n'hésitez pas à demander à vos collaborateurs ce qu'ils n'ont pas aimé ! Même si les critiques sont toujours dures à encaisser, elles seront particulièrement utiles lors de l'organisation du prochain événement !
