La gestion financière d'une entreprise mérite une attention toute particulière. L'administration de la santé budgétaire d'une société se révèle être aussi importante que complexe. La bonne gestion financière de la compagnie est le seul et unique moyen d'en assurer sa pérennité et d'anticiper les décisions futures à prendre.
Au cœur de la gestion financière se trouvent les frais professionnels engendrés par les collaborateurs de la firme. L'engagement de ces frais est indispensable pour développer une compagnie en bonne et due forme et pour la faire évoluer dans la bonne direction. Cependant, il faut noter que ces frais se doivent d'être surveillés et maîtrisés. Ces tâches de surveillance et de maîtrise peuvent, rapidement, devenir source de problèmes et de perte de temps pour les départements administratifs, pour les services de comptabilité et finances, mais aussi pour les dirigeants.
Heureusement, il existe aujourd'hui des outils permettant d'alléger les lourdes tâches liées à la gestion financière d'une entreprise, de minimiser les erreurs et d'automatiser une grande partie des processus de gestion. Ce temps de gagné peut être dédié à d'autres activités. Des activités plus rentables pour la société.
Définir une politique de frais claire et transparente
La maîtrise des dépenses de ses collaborateurs passe par la définition d'une politique de frais aisément compréhensible de tous. Cette politique se traduit par la constitution d'un document sur lequel sont inscrites les différentes règles relatives aux dépenses engagées par les collaborateurs. Cette politique vient définir un cadre et des limites en matière de frais professionnels.
Des règles claires, de la même manière que des chiffres précis permettent de minimiser les problèmes et les conflits. En effet, des limites fixées et écrites officialisent les règles et donnent aux collaborateurs un support officiel sur lequel se référer en cas de doute. En cas de désaccord sur les montants dépensés, il suffira aux deux parties de se référer à la politique des dépenses établies pour tomber d'accord.
Qu'en est-il des règles à définir et à faire respecter par l'ensemble des acteurs de l'entreprise ?
Il est hautement recommandé aux dirigeants et aux départements financiers de faire mention des règles relatives à la politique de logement et de déplacements, mais aussi à la politique de déplacements professionnels.
La politique de logement et de déplacements consiste à définir les aspects et les coûts en lien avec l'hébergement et les déplacements professionnels des employés. Le service financier, le dirigeant ou le département comptabilité à l'origine de la politique de dépenses devrait faire mention du budget par nuitée accordé à l'employé en fonction du pays au sein duquel il séjourne. En effet, les prix des logements varient fortement d'un territoire à un autre. D'où la nécessité de l'adapter au pays de destination. Si la maîtrise des dépenses de ses employés est indispensable à la pérennité d'une entreprise, il faut garder en tête qu'un collaborateur qui se trouve dans un logement confortable et agréable sera, de facto, plus productif et plus à même de réaliser à bien les tâches qu'incombe sa mission.
Aussi, il est fortement avisé de négocier les prix et de lier un partenariat avec des établissements pour minimiser les dépenses. Pensez à transmettre le nom des hôtels choisis à vos collaborateurs de façon à ce qu'ils sachent vers quels établissements se diriger et lesquels privilégier au cours de leurs déplacements professionnels.
La politique de déplacements professionnels englobe les moyens de transport utilisés par les collaborateurs et définit les règles relatives aux réservations.
Il est important d'indiquer dans quelles mesures l'employé peut prendre l'avion et dans quels cas de figure ce dernier doit préférer le train ou la voiture.
Aussi, le département en charge de la définition de la politique des dépenses se doit de préciser les classes (1ère classe, économique, etc) auxquelles l'employé peut présumer.
Finalement, il est avisé de déterminer un délai maximal relatif aux réservations de billets, de voitures et location et autres. Car, plus un dispositif est réservé tard, plus celui-ci coûtera cher à l'entreprise. Encourager ses employés à anticiper leurs déplacements professionnels est, également, fortement recommandé.
La clarté de la politique des dépenses n'est pas à négliger, car les réclamations, débats, conflits et mécontentements sont déclenchés par la définition de règles floues et / ou mal expliquées.
Établir un budget par poste de dépenses
Voyage, hébergement, repas, achat de matériel... Une des premières étapes dans une politique de dépenses consiste à déterminer les principaux types de dépenses engendrés par l'entreprise dans le cadre de ses différentes activités. Cela fait, le temps sera venu de fixer un budget maximum pour chacun des postes définis et de s'assurer que celui-ci est respecté par chaque département concerné. Cette méthode permet de responsabiliser les collaborateurs qui se sentent concernés par la santé financière de la société, mais aussi de limiter les coûts à ceux qui sont réellement importants et indispensables.
Notez aussi que l'établissement d'un budget par poste de dépenses permet aux employés de se poser moins de questions quant aux différentes possibilités envisageables. C'est, là encore, du temps de gagné. Du temps supplémentaire à consacrer à des activités professionnelles plus productives.
Fixer des limites
La procrastination est, à son tour, source de perte de temps. Si les budgets d'une entreprise sont à déterminer et à limiter, il est, également, recommandé, de définir des limites quant aux autres tâches chronophages, dont les retards dans leur accomplissement engendrent une perte de temps pour d'autres départements. C'est, notamment, le cas des notes de frais qui sont réalisées et remises tardivement au département comptabilité. Ce type de retard est, souvent, lié à la perte de justificatifs, à des oublis et autres problèmes qui font perdre du temps au service comptabilité, mais aussi aux employés qui doivent remettre la main sur les documents indispensables.
Ainsi, pour éviter ce genre de soucis, il est recommandé de fixer des limites, notamment en terme de temps et de deadlines. Le dirigeant de l'entreprise peut préciser les sanctions et les pénalités qui seront mises en œuvre en cas de retard trop importants (non-remboursement des notes de frais dépassé un délai de trois mois par exemple).
Définir et intégrer des procédures strictes
Hésiter, se poser des questions, se rapprocher des différents départements pour connaître la panoplie de possibilités envisageables pour résoudre un problème... Ces démarches liées aux interrogations éventuelles des salariés d'une société sont, une fois de plus, source de perte de temps. Pour minimiser les questionnements en lien avec les tâches de ses collaborateurs, l'entreprise peut rédiger et imposer des processus de travail clairs et stricts pour optimiser le fonctionnement de la société et minimiser les erreurs et le temps de perdu en lien avec les hésitations des salariés.
Attention lors de la mise en place de ces processus à faire en sorte que ces derniers facilitent le travail de tous et allègent les démarches administratives afin d'augmenter la productivité des collaborateurs de la société.
Pour s'assurer de la pertinence et de l'efficacité de ces process, les dirigeants peuvent impliquer les salariés dans leurs décisions, leur demander leur avis et prendre en compte leur réflexion pour créer des processus de travail en adéquation avec les besoins de chaque département.
Dans le cas de figure des notes de frais, les documents remis aux employés peuvent faire mention des justificatifs et autres supports à rendre au service comptabilité. De cette façon, le collaborateur sait comment s'y prendre pour se faire rembourser au plus vite. Il peut s'assurer de joindre tous les documents nécessaires pour optimiser le traitement de sa note de frais. De son côté, la comptabilité n'a plus besoin de répéter les règles en la matière pour obtenir les justificatifs nécessaires.
Il est important que les salariés aient clairement connaissance des démarches à respecter pour valider les dépenses engendrées par leurs activités.
Gérer la comptabilité de façon optimale grâce à des logiciels spécialisés
Les bénéfices apportés par l'évolution et par la démocratisation du numérique sont nombreux. L'ère informatique a permis de créer des outils performants, permettant aux entreprises de gagner du temps et d'optimiser la productivité de leurs collaborateurs. Le numérique est source de nombreuses opportunités pour la société qui souhaite optimiser la gestion de ses frais professionnels.
Des entreprises spécialisées proposent, aujourd'hui, des logiciels de gestion de comptabilité performants à même de changer le quotidien des départements comptabilités et des travel managers.
Grâce à ces outils, les dépenses de la firme sont centralisées et consultables par tous les professionnels autorisés, n'importe quand, et cela, peu importe où ils se trouvent. Dirigeants et responsables comptables peuvent prendre connaissance des dépenses des collaborateurs en temps réel. Ce qui permet de prendre les bonnes décisions à l'instant T.
À noter que ces solutions intègrent, la majeure partie du temps, des outils de reporting et des tableaux de bord permettant de tirer des conclusions claires des dépenses réalisées et d'automatiser la gestion de nombreuses tâches chronophages, telles que celle des notes de frais par exemple.
Connaître les règles de récupération de la TVA
Les entreprises peuvent minimiser leurs dépenses en récupérant la TVA sur certains de leurs achats. Chaque dépense est liée à des règles différentes en matière de récupération.
Pour profiter au maximum de cette opportunité offerte par le système, il s'avère nécessaire d'informer correctement les collaborateurs des principales règles qui encadrent ces taxes, tout en mettant en place un processus clair de récupération de la TVA.
Pour une note de restaurant, la TVA doit figurer sur la facture pour que celle-ci puisse être récupérée par ailleurs. Pour ce qui est de l'achat de matériel, la facture doit être établie au nom de l'entreprise. Informer correctement ses salariés sur ces différents aspects et cadres permet de réaliser des économies rapidement et de faciliter le travail de chacun.
Ce qu'il faut retenir
- Il est impératif de définir une politique des dépenses claire en fonction des besoins de l'entreprise et de ceux des salariés pour réaliser des économies rapidement et sur le long terme.
- Les dépenses autorisées par l'entreprise doivent être limitées pour minimiser les abus.
- Chaque poste de dépenses devrait faire l'objet d'une étude pour répartir le budget en fonction des besoins des différents départements et pour contrôler facilement les frais engendrés par les activités de la société.
- Des procédures de travail peuvent être créées pour faciliter le travail des employés et accroître leur productivité.
- Investir dans des outils numériques est le meilleur des moyens pour gagner en productivité et faciliter les tâches des collaborateurs.
