L’avance de frais consiste à verser à un salarié une somme d’argent pour que celui-ci soit en mesure de régler les dépenses en lien avec sa mission professionnelle. A l’inverse du remboursement via note de frais, l’avance de frais se base sur une estimation, et non sur des factures. L’employé remplit une note de frais durant le premier mois d’embauche. Le montant de celle-ci est, ensuite, reversé les mois suivants. Il est également possible de dégager une moyenne des dépenses de l’année précédente.
Cette solution est appréciée des entreprises qui engagent des frais récurrents tels que les déplacements, les repas, etc. Cette option permet de soulager le salarié des dépenses à venir, mais permet aussi à la société d’anticiper ses dépenses et l’état de sa trésorerie. Cependant, les avances de frais ont, comme toute solution, des limites.
Pourquoi avoir recours à une avance sur frais ?
Quels que soient les frais engagés par le salarié dans le cadre de sa mission, l’entreprise est dans l’obligation de les rembourser. Toutefois, l’avance sur frais peut se révéler particulièrement intéressante, même parfois indispensable au développement de la société. En effet, impossible pour les employés d’avancer des frais disproportionnés ou trop élevés vis-à-vis de leur salaire. L’aspect financier ne doit pas devenir un souci pour le salarié.
Dans le cas inverse, celui-ci ne sera pas en mesure de mener ses missions professionnelles à bien. Il est important de donner à son employé les moyens suffisants pour que celui-ci puisse développer les activités de la société à son échelle.
Avance permanente, avance ponctuelle, quelles différences ?
L’avance sur frais se divise en deux catégories distinctes : l’avance permanente et l’avance ponctuelle. La première est négociée en amont par l’employeur et par le salarié. L’employé expose ses dépenses régulières et demande au responsable de lui verser un montant fixe tous les mois, en plus de son salaire ; un montant qui vise à rembourser, de façon anticipée, les dépenses du salarié. Simple à mettre en place par l’employeur, l’avance permanente de frais est souvent d’usage chez les commerciaux. A savoir que son montant peut être revu et réévalué en fonction de la croissance et du coût de la vie.
Notez que l’avance permanente n’appelle pas à la présentation de justificatifs, ni à la soumission de notes de frais. Toutefois, elle est, tout de même, taxée par l’Etat.
L’avance permanente est considérée comme faisant partie prenante du salaire de l’employé. L’avance est, ainsi, taxée au même titre et de la même manière que le revenu mensuel du collaborateur. Certains professionnels, tels que les commerciaux, comparent l’avance permanente à une prime récurrente.
De son côté, l’avance ponctuelle requiert d’avantage de rigueur et de données. Pour mettre en place une avance ponctuelle, l’employeur aura besoin de connaître les besoins financiers de son collaborateur ; des frais toujours liés au bon déroulement de sa mission.
A l’inverse de l’avance permanente, l’avance ponctuelle nécessite la réalisation de notes de frais, mais aussi la présentation de justificatifs. Cette démarche permettra au salarié de se faire rembourser la différence, si différence il y a. Aussi, ce processus, plus exigeant que celui de l’avance permanente, permet à l’employeur de vérifier le bien-fondé des frais engagés.
Comment optimiser le recours aux avances de frais ?
La mise en place d’une avance de frais ne doit pas faire l’objet d’un processus précipité. En effet, il est nécessaire de lister toutes les dépenses que le salarié aura à réaliser dans le cadre de ses missions professionnelles. Il s’agira, aussi, d’anticiper sur les frais grâce aux objectifs de la firme. Il sera, également, important de faire un choix entre avance ponctuelle et avance permanente ; un système qui se choisit en fonction de sa pertinence vis-à-vis des activités et des besoins de l’entreprise.
Les frais engagés par le salarié sont occasionnels ? Dans ce cas, un système d’avance ponctuelle s’avère des plus appropriés. Qui plus est, l’employeur sera bien moins réticent à sa mise en place.
A l’inverse, si les frais engagés par le salarié dans le cadre de ses missions professionnelles sont fréquentes et régulières, il est avisé d’opter pour une avance mensuelle. Cela s’avère plus pratique, tant pour l’entreprise que pour l’employé. Ce type d’avance permet de faire gagner un temps précieux aux deux parties.
Toutefois attention, le montant de l’avance mensuelle doit être réaliste. Il ne doit pas être sous-estimé, au risque que le salarié ne dispose pas d’assez de fonds pour mener à bien les missions professionnelles qui lui sont confiées. De son côté, le collaborateur devra prouver des sommes dont il a besoin. Comment ? Par le biais de calculs qui se basent sur les dépenses réalisées au cours de l’année passée. Une moyenne se dégagera de ce calcul ; une moyenne sur laquelle l’employeur sera amené à se baser pour déterminer le montant de l’avance permanente.
Les dépenses sont stables : dans ce cas de figure, il est conseillé de reverser à l’employé 75 % de la moyenne trouvée et basée sur l’année précédente.
Lorsque les dépenses varient beaucoup, il est recommandé de reverser un montant en dessous de 75%. Il est avisé de se baser sur l’un des mois à plus faibles dépenses de l’année précédente.
Si l’avance mensuelle permettra de couvrir la majeure partie des frais engagés par l’employé, celui-ci sera, de facto, amené à réaliser des dépenses qui n’ont pas été prises en compte lors du calcul de l’avance. C’est pourquoi ces sommes, ces frais exceptionnels, devront être traités à part et remboursés à posteriori.
Aussi, il est important de sensibiliser le collaborateur à la rigueur lorsqu’est soulevée la question de la gestion des notes de frais. En effet, les oublis d’informations, de justificatifs et autres font perdre beaucoup de temps aux différents départements. Qui plus est, le remboursement est repoussé, ce qui n’est pas dans l’intérêt du collaborateur.
Ce qu’il faut retenir
L’avance de frais s’avère pratique pour couvrir des dépenses trop élevées vis-à-vis des revenus du salarié. Celui-ci peut, de cette manière, participer pleinement au développement de la société sans se soucier de l’aspect financier lié à ses missions professionnelles.
- Il existe deux types d’avance sur frais : l’avance ponctuelle et l’avance permanente. La première permet de pallier des frais imprévus alors que la seconde vient en complément du salaire.
- L’avance permanente de frais doit faire l’objet d’un calcul. Elle s’élève, la majeure partie du temps, à 75 % des frais engagés sur l’année précédente.
