Les fournisseurs ont tendance à facturer des frais additionnels qui améliorent leur compte de résultats. Ils le font au moyen d'extras qui, s'ils n'ont pas été négociés au moment de l'achat du billet, augmenteront le prix de la facture finale et se répercuteront sur les notes de frais des employés et donc sur les frais de déplacements de l'entreprise.
Les fournisseurs se trouvent donc confrontés à une baisse des déplacements, ainsi qu'à l'arrivée de sociétés concurrentes qui sont entrées avec force sur le marché grâce à Internet. Face à cela, et comme indiqué précédemment, elles sont contraintes à chercher des revenus additionnels pour augmenter leurs bénéfices, et elles le font notamment par le biais des extras.
Il faut donc faire entrer dans les négociations tous les éléments utilisés de manière répétitive, comme le wi-fi ou le service de blanchisserie.
L'entreprise se doit de surveiller ces surcoûts potentiels. Nous insistons donc sur l'importance de tenter d'inclure dans les négociations avec les fournisseurs tous les éléments utilisés de manière répétitive, comme la connexion au wi-fi de l'hôtel, le service de blanchisserie, lorsqu'il y en a un, ou encore le petit-déjeuner.
Il s'agit là de vérifier s'il est intéressant ou non de payer un prix modique pour une chambre si, par exemple, le petit-déjeuner n'est pas compris. Si l'on considère que pendant un voyage d'affaires (avec des réunions aux premières heures de la matinée) on n'a pas le temps de profiter des buffets en libre-service, il sera souvent peu intéressant de choisir une offre incluant le petit-déjeuner à l'hôtel qui risquerait de faire augmenter le prix initial de 50 %. On peut tout aussi bien faire son café soi-même ou prendre un petit-déjeuner dans une cafétéria proche de l'hôtel ou du lieu de réunion.
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En résumé, une absence de contrôle des ancillaires peut énormément gonfler une facture. Il arrive parfois que nous ne découvrions l'existence de ces extras qu'en recevant la facture finale. Le cas des voitures de location en est une bonne illustration.
LE COÛT DE LOCATION D'UN VÉHICULE PEUT REPRÉSENTER 20 % DE LA FACTURE.
En fonction du type de contrat, on peut, par exemple, se voir appliquer une majoration pour avoir rendu un véhicule sans refaire le plein. Reprendre de l'essence nous aurait peut-être coûté moins cher. La somme des majorations (essence, mise à disposition et retour du véhicule à l'aéroport, assurances optionnelles) peut incroyablement faire grimper une facture de location.
