En matière de gestion des frais de déplacement professionnels , on observe parfois des fraudes internes Oui, le mot est fort et chargé de connotations négatives, mais les entreprises sont bel et bien confrontées à ce problème.
Au sens strict, une dépense peut être considérée comme frauduleuse lorsqu'elle ne respecte pas la politique de l'entreprise en la matière. Toutefois, ces incidents peuvent avoir diverses origines qu'il faut savoir différencier. Le contrôle de la fraude devrait pourtant être une priorité si l'on veut pouvoir gérer les frais de manière efficace.
D'abord, il faut savoir accorder le bénéfice du doute : il peut s'agir d'une simple erreur humaine au cours du processus de reporting En fait, c'est le cas le plus fréquent. Ensuite, il peut s'agir d'une méconnaissance ; la politique des entreprises en matière de frais fait souvent l'objet de documents très longs, où sont stipulées de nombreuses règles dont il n'est pas aisé de se souvenir. Et pour finir, il existe un troisième cas de figure - qui mérite indéniablement le nom de fraude– celui où la note de frais est délibérément gonflée.
Parmi ces trois cas, la fraude délibérée est bien sûr la plus difficile à déceler puisqu'elle s'accompagne d'une volonté implicite de la dissimuler. La première étape pour couper court à ce problème est de parvenir concrètement à le déceler. Pour simplifier ce travail, il convient de disposer d'un processus de vérification exhaustif et efficace. On peut également s'aider d'outils automatiques de vérification des notes de frais. On peut pourtant imaginer que l'auteur de la fraude a dû appliquer une méthode quelconque pour que tout semble coïncider et il n'existe aucun mécanisme capable d'en protéger une entreprise à 100 %.
Même si l'automatisation de la vérification facilite beaucoup le contrôle il faut néanmoins être minutieux, prêter attention aux chiffres inhabituels, aux variations, au changement de schémas de dépenses, etc. Face à cela, un contrôleur expérimenté connaîtra les montants habituellement dépensés par l'entreprise, les méandres du processus et les tentatives antérieures pour le contourner.
Une fois la fraude détectée, et pour la traiter de manière appropriée, il faut prendre en compte des facteurs tels que son étendue, son importance, sa régularité, et agir en conséquence. Réagir de manière proportionnelle, mais implacable, face à ce genre de cas permet d'envoyer un message à l'ensemble des personnels et préviendra de nouvelles tentatives.
De par sa nature même, la gestion des frais en entreprise est un domaine où ce genre de problème peut se présenter. Les principales sources de fraude sont généralement liées aux transports (en particulier aux taxis) et aux restaurants. Il est recommandé d'effectuer des audits réguliers de ce processus, et plus particulièrement s'il n'y en a jamais eu auparavant. C'est peut-être une décision difficile à prendre, particulièrement dans le cas des petites entreprises, mais elle fournit une information fondamentale qui donne une vision réaliste du processus de gestion des frais. Dans certains cas la fraude atteint 30 % des dépenses.
