Les déplacements professionnels supposent un frais pour l’entreprise, qui peut être très élevé en fonction de la fréquence, le nombre de salariés en mobilité et le destin. Ces coûts peuvent être prévisibles ou bien, quand ils ont lieu en cours de route imprévisibles. Quel que soit le cas, il existe des astuces pour les gérer correctement.
Frais de voyage d'affaires
Selon leur taille et le nombre de leurs voyageurs habituels, les entreprises planifient plus ou moins la programmation des voyages. Un volume élevé des coûts d’un déplacement d’affaire est normalement dépensé en des variables faciles à prévoir et planifier.
Cependant, les voyages d’affaires sont très sensibles aux changements: des rendez-vous qui s’annulent, des réunions qui s’allongent, des vols perdus… En définitif, il est difficile de suivre exactement l’agenda marquée et il faut souvent planifier à nouveau pendent le voyage même. C’est un fait inévitable et l’origine de plusieurs problèmes : augmentation inespérée du budget, problèmes de gestions…
Une bonne planification de ce domaine rime avec économie des coûts et du temps, et il est même possible d’optimiser les dépenses prévisibles et réduire au maximum les imprévisibles.
Les 5 clés pour gérer les frais de voyage d’affaire
Avant tout, il faut bien penser qu’elles sont englobées dans une idée générale, la planification préalable des voyages corporatifs.
1) Analyse préalable de la situation
Avant d’organiser un déplacement professionnel, d’un ou de plusieurs employés, il faut toujours réaliser une analyse préalable de la situation, en tenant compte plusieurs facteurs : lieu de destin, durée du voyage, si la famille l’accompagne ou pas, tâche à réaliser, particulièrement si ces tâches doivent s’exécuter sur le lieu de travail ou autre part, comme à l’hôtel, etc.
2) Choisir le type d’hébergement le plus approprié selon la durée du séjour
Le type d’hébergement le plus approprié, tenant compte de la commodité de l’hôte et de l’optimisation des coûts, pour un déplacement de moins d’une semaine est l’hôtel. Les apparts hôtels sont idéals pour des séjours jusqu’à un an, tandis que pour des projets plus longs, (un an ou plus), les appartements normaux sont la meilleur option.
3) Prendre en considération les frais additionnels
Dans chaque voyage, il existe une série de frais additionnels, parfaitement prévisibles, comme par exemple les frais de transport jusqu’au logement ou le loyer d’une place de parking. Il est donc important de faire une liste avec tous ces concepts et les tenir en compte dans le budget.
4) Comparer les prix et réserver à l’avance
Sur le marché actuel, avec d’importantes fluctuations des prix et des différences importantes d’un site ou d’une agence à l’autre, pour obtenir un bon prix il est fondamental de chercher, comparer et surtout, de réserver à l’avance. Dans le cas de manque de temps ou d’inexpérience, il existe des agences spécialisées qui peuvent se charger de ces gestions.
5) Éviter et minimiser les frais imprévus
Il n’est pas toujours possible d’éviter certains frais et circonstances que nous n’avions pas prévus, mais il est possible de réduire et minimiser les conséquences avec ces astuces :
- Faire des réservations qui permettent d’être rembourser ou bien de pouvoir changer les dates. Ainsi, si un rendez-vous est annulé ou il y a des modifications du lieu de réunion ou des dates, nous ne perdons pas d’argent.
- Souscrire un contrat d’assurances couvrant les incidences telles que l’annulation de vols, perte d’équipage, etc.
- Une option intéressante à soupeser est de travailler avec un fournisseur de voyages corporatifs. Mis à part du déchargement de tâches en relation à la recherche et l’adjudication de services, les prix que ces agences peuvent obtenir sont souvent très intéressants, ainsi que l’information qu’elles peuvent offrir à propos des frais.
- Ce type de services facilite la vie du voyageur, car il peut localiser facilement un service de confiance à qui faire appel en cas de besoin, et aussi pour l’entreprise, qui peut gérer avec plus de transparence des frais et faire des économies. En outre, les agences de voyages corporatifs proposent souvent des services tels que l’assistance aux clients 24/7, très utile pour gérer les imprévus.
