Comme c’est le cas pour bien d’autres procédures, la procédure pour faire une note de frais peut varier sensiblement d’une entreprise à une autre. Mais il y a tout de même une série de concepts, de critères et d’aspects communs à la majorité des cas. Nous vous les expliquons ci-dessous.
La note de frais est le document qui sert à justifier et gérer les frais professionnels des salariés tels que : les frais de déplacements, les frais de restauration, les frais kilométrique, etc. Les champs qui doivent figurer sur la note de frais afin de pouvoir d'ouvrir le droit au collaborateur de se faire rembourser ses dépenses professionnelles sont :
- le concept de la dépense,
- le nom du fournisseur,
- le montant,
- la date.
Selon les besoins de l’entreprise, on peut aussi demander à l’employé d’ajouter certaines informations comme :
- la nature de la dépense,
- le client associé,
- le mode de paiement, etc.
Il est donc important que tous les collaborateurs aient le même modèle ou format de note de frais à remplir et que chaque concept soit clair. Sinon cela peut entraîner des malentendus, des problèmes au moment du remboursement de la note de frais, etc.
Il est également important que les champs ou informations qu’on a demandé à l’employé d’ajouter aient une raison d’être. Rien ne sert de demander une information qui ne sera pas utilisée, analysée ou comptabilisée. Cela n’apporte rien à l’entreprise et cela peut signifier une perte de temps au moment de déclarer les frais.
Evidemment, lorsqu’on fait une note de frais, il faut s’en tenir aux faits :- ne pas gonfler le montants des frais engagés,
- ne pas inclure de dépenses professionnelles indues,
- ne pas changer les dates, etc.
Il est donc essentiel de bien connaître la politique de dépenses de l’entreprise, c’est-à-dire les normes qu’elle a établies concernant le remboursement des frais professionnels occasionnés par les frais de déplacements des employés par exemple.
L’une des politiques de dépenses professionnelles les plus fréquentes en la matière est d’obliger l’employé à présenter les justificatifs de notes de frais de tous les frais déclarés. Il s’agit des factures, simplifiées ou complètes, que le fournisseur aura remises au moment du paiement. Bien qu’il puisse arriver que l’entreprise ne l’impose pas, il est toutefois vivement conseillé que l’employé ajoute toujours les tickets, originaux ou copies numérisées, pour que le superviseur puisse vérifier la véracité des dépenses professionnelles.
Certains employés ont des doutes précis au moment de remplir la note de frais. Par exemple, ils peuvent se demander : que se passe-t-il avec les indemnités des administrateurs qui n’ont pas de feuille de paie ? Comment déclarer une dépense dans un restaurant si la dépense concerne plusieurs employés mais que seul l’un d’eux a payé ? Faut-il aussi déclarer les dépenses faites avec la carte de l’entreprise? Comme il n’y a pas de réglementation spécifique en la matière, ces doutes doivent être résolus dans la politique de dépenses de l’entreprise, et, s’ils ne le sont pas, l’employé devra consulter le responsable de la supervision pour appliquer les procédures en matière de dépenses professionnelles propres à l’entreprise.
