Dans le contexte actuel, où chaque heure et chaque euro comptent, les entreprises se sont lancées dans une véritable course pour faire toujours plus avec moins de moyens. Resserrer les boulons pour améliorer l'efficacité des processus de gestion des frais de déplacements professionnels, des allocations d'entretien et de séjour et des indemnités kilométriques est important si l'on veut être plus compétitif.
Pour gagner dans un environnement concurrentiel, il est une règle importante : se centrer sur l'activité de l'entreprise et le faire le mieux possible. Pourtant, et paradoxalement, les entreprises doivent généralement mener à bien une série de processus nécessaires à leur routine quotidienne.
Se centrer sus l'activité de l'entreprise, pas sur les tâches annexes
Il s'agit là des tâches qui n'apportent directement aucune valeur à l'entreprise, mais qui constituent des étapes permettant d'atteindre un objectif. Réserver des billets d'avion, payer une location ou gérer les frais de déplacements sont des exemples de ces petites choses qui n'apportent pas une grande valeur à l'entreprise, mais qui sont néanmoins nécessaires à son développement au quotidien.
L'externalisation est une des façons d'envisager ce type de tâches. Pourtant certains processus sont tellement ancrés dans la nature de l'entreprise qu'il est parfois difficile de prendre une telle décision. L'option consiste donc à le faire assez efficacement pour que les dépenses consacrées aux ressources nécessaires soient les moins élevées possibles.
Prenons comme exemple un agent commercial. Son activité de base est la vente. Lorsqu'il n'est pas en train de vendre, il laisse passer une opportunité potentielle, ce qui a un coût. Voilà pourquoi réduire le temps qu'il consacre à des tâches bureaucratiques - comme rédiger sa note de frais - est utile et doit être une priorité.
En plus du coût d'opportunité, il y a aussi le coût du temps passé par ce commercial à effectuer une tâche administrative qui n'apporte rien à l'entreprise. Si l'on considère que rédiger une note de frais est une tâche réalisée au minimum une fois par mois par tous les membres de l'équipe commerciale, une simple opération de calcul mental permet de connaître le niveau des ressources consacrées par l'entreprise à cette tâche secondaire.
Combien de temps un Directeur Commercial, un Chef de Service ou un Chef de Projet doit-il consacrer à la vérification et à la validation des frias ?
Le même raisonnement peut être appliqué à toutes les fonctions impliquées dans le processus. Combien de temps un Directeur Commercial, un Chef de Service ou un Chef de Projet doit-il consacrer à la vérification et à la validation des frais de son équipe ? ... Le moins possible !
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