La politique de frais professionnels, parfois appelée politique voyage d’entreprise, est un ensemble de règles destinées à réguler les dépenses réalisées dans le cadre de déplacements professionnels.
Créer une politique de notes de frais est essentiel, quelle que soit la taille de l’entreprise.
Elle est utile aussi bien pour l’employé qui doit se faire rembourser des frais professionnels que pour l’administrateur en charge de valider les notes de frais :
-
La politique de dépenses permet de clarifier et de fluidifier le processus de gestion des dépenses de l’entreprise
-
Elle permet de mieux contrôler les dépenses effectuées en voyage d’affaires
-
Elle aide à garantir la sécurité et le confort des employés en mission
-
Elle sert de référence en cas de litige sur un remboursement
Il n’existe pas de politique de frais universelle ou de modèle unique pouvant s’appliquer à chaque entreprise.
C’est pourquoi vous devez créer la vôtre sur mesure.
Concrètement, comment se matérialise une politique de dépenses professionnelles ?
-
Il faut rédiger l’ensemble des règles et des procédures qui composent la politique de frais sur un document.
-
Ce document doit être clair, compréhensible par tous.
-
Ce document doit faire l’objet d’une bonne communication et doit rester accessible par tous les employés.
Sans cela, la politique de frais professionnels risque de souffrir d’erreurs, tant sur la compréhension des règles que sur la mise en place des procédures de remboursement des frais.
En effet, en l’absence d’un document écrit, il sera difficile d’appliquer correctement la politique de frais. La transmission orale des règles de déplacement, qui relèvent alors de la culture d’entreprise, ne sera jamais à 100% exacte.
Des erreurs seront fréquentes lors de l’enregistrement de notes de frais ou lors du remboursement de celles-ci, surtout lorsque de nouveaux collaborateurs seront amenés à se déplacer.
De la même façon, si le document existe mais se révèle trop complexe, les règles seront difficiles à mettre en oeuvre. La gestion des frais de déplacement pourra être une source de stress supplémentaire pour les employés en mission, qui ne sont jamais vraiment sûrs de bien appliquer la politique de frais et d’être remboursés de leurs avances professionnelles.
Enfin, il va de soi que le document, même rédigé à la perfection, n’a d’intérêt que s’il est connu des salariés et mis en application.
Nous vous expliquons dans cet article comment créer la politique de frais la plus claire et la plus adaptée à votre entreprise, puis comment la mettre en application.
Comment créer la politique de frais la plus adaptée à votre entreprise ?
Tout l’enjeu est de trouver le bon dosage entre les deux éléments suivants :
-
Un juste contrôle des dépenses, afin de limiter les frais professionnels et les coûts pour l’entreprise
-
Des règles claires, qui restent suffisamment flexibles pour ne pas être perçues comme trop restrictives ou compliquées à respecter par les employés
La gestion des frais professionnels ne doit pas être un poids ou un stress supplémentaire pour les personnes en déplacement. La politique de frais la plus adaptée à votre entreprise est celle qui sera facilement mémorisable par vos employés et simple à appliquer au quotidien.
Les quelques conseils suivant vous aideront à rédiger une telle politique.
La forme de la politique : bien structurer le document
La structure de votre politique de frais professionnels est en grande partie responsable de sa clarté.
Une structure claire sera en effet plus facile à mémoriser. Il est donc logique d’y accorder suffisamment d’efforts lors de la création de votre politique de notes de frais.
Pour réfléchir à la structure idéale de votre politique, commencez par identifier les types de voyage les plus fréquents dans votre entreprise :
-
Quels sont-ils ?
-
Comment se déplacent vos employés lors de ces voyages ?
-
Quels sont les frais couramment engagés ?
-
Quels problèmes ont déjà été rencontrés lors de ces déplacements ?
Aidez-vous de ces données pour créer la structure idéale.
La plus courante est la suivante :
1. Créer une grande rubrique par type de déplacement professionnel
Les frais professionnels engagés lors d’un diner en ville avec un client ne seront pas régis par les mêmes règles que ceux engagés lors d’un diner en mission à l’étranger.
Définissez les différentes situations qui seront régies par des politiques de dépenses spécifiques et créez une rubrique par situation.
Par exemple :
-
Déplacements dans la ville de l’entreprise et les alentours
-
Missions en France et à l’international
-
Expatriation
Affinez ces propositions de rubriques selon les spécificités de votre gestion de frais.
2. Créer une sous-rubrique par type de dépenses engagées
Maintenant que votre politique est structurée par types de voyage, vous pouvez entrer dans le vif du sujet !
Chaque voyage entraine son lot de dépenses professionnelles. Lorsqu’une entreprise vise à réduire ses coûts, elle ne peut pas s’attaquer à la réduction des notes de frais d’une manière globale : les coûts de certains voyages peuvent être réduits, tandis que d’autres restent nécessaires…
Par exemple, vous pourriez imposer à vos salariés de voyager en seconde classe lors de leurs déplacements en train. Ils n’y verront probablement aucun inconvénient lors de trajets courts.
Cependant, lors de trajets longs, un voyage moins confortable risque d’avoir un impact sur l’énergie de vos employés et leur performance lors de leur rendez-vous professionnel. Dans ce cas, il peut être alors avantageux de privilégier le confort aux économies.
La création de votre politique doit donc être ajustée selon le type de dépense et selon le type de voyage.
Vos sous-rubriques pourront traiter les dépenses suivantes :
-
Déplacement en transport en commun
-
Déplacement en voiture de location
-
Déplacement en voiture personnelle et frais kilométriques
-
Hébergement
-
Alimentation
-
Activités sur place
Etc.
Nous verrons dans la prochaine partie comment compléter ces sous-rubriques : c’est-à-dire, que faut-il indiquer concrètement dans les règles de dépenses ?
3. Ajouter une rubrique pour les frais non remboursés
Pour compléter votre politique de dépenses d’entreprise, différentes sections s’avèrent souvent utiles.
Il est intéressant notamment d’indiquer de la façon la plus exhaustive possible l’ensemble des frais qui ne font pas l’objet d’un remboursement… ainsi que leurs exceptions !
Par exemple, l’alcool est bien souvent exempté de remboursement...
...Mais certaines entreprises acceptent les notes de frais avec de l’alcool dans certaines situations spécifiques, comme l’invitation d’un client à diner.
Cette rubrique de votre document est l’occasion de traiter tous les cas spéciaux qui suscitent des questions de la part de vos collaborateurs.
4. Ajouter une section sur la sécurité des collaborateurs en déplacement
Etablir une politique de dépenses d’entreprise est aussi l’occasion de réaffirmer votre responsabilité vis-à-vis de la sécurité de vos employés en déplacement.
L’employeur est en effet responsable du bon déroulement des voyages d’affaires, et notamment de la prévention des risques liés à ces voyages. [Lien vers article sur assurance voyage pro ?]
Une section de votre politique peut donc être dédiée à la prévention des risques en déplacement et aux consignes en cas d’urgence sur place.
Cela ne remplace bien sûr pas le travail de prévention et d’information à faire avant toute mission à l’étranger, comme la déclaration du déplacement auprès de la Sécurité Sociale ou la souscription à une assurance voyage professionnel individuelle...
5. Ajouter une section de réponses aux questions fréquentes
À partir des données et des connaissances que vous avez accumulé lors des précédents déplacements professionnels de vos employés, vous pouvez compléter votre politique de dépenses avec une rubrique “Réponses aux questions fréquentes”.
Listez et répondez aux questions les plus courantes.
C’est aussi l’occasion de préciser les conséquences en cas de non respect de la politique de voyage d’entreprise.
-
Que faire lorsque l’employé perd un justificatif ? Doit-il se résigner pûrement et simplement à ne pas recevoir de remboursement ?
-
Est-il possible d’effectuer un déplacement professionnel, puis de le prolonger en déplacement personnel ?
-
Que se passe-t-il si un client commande un verre d’alcool lors d’un rendez-vous professionnel ?
Autant de questions fréquentes auxquelles vous pourrez répondre dans cette section de la politique voyage d’entreprise.
Le contenu de la politique : expliciter les règles pour chaque type de frais professionnels
Maintenant que vous avez bien structuré votre politique de frais d’entreprise, vous devez compléter les rubriques avec les règles qui régissent vos dépenses professionnelles.
Il est important de définir les règles avec clarté et précision, afin de les rendre facile à comprendre, à appliquer et à mémoriser.
Les règles incluent les points suivants :
-
La nature de la dépense qui fait l’objet d’un remboursement
-
Les conditions à remplir pour que la dépense puisse être remboursée
-
La procédure de remboursement pour ce type de frais
Si vous n’avez pas encore de règles établies pour certaines dépenses, il peut sembler difficile de définir correctement les conditions à respecter lors de l’engagement d’un frais.
En général, il est plus apprécié de déterminer des plafonds de dépenses ou une catégorie de service autorisée plutôt que d’imposer un choix d’hôtel, de restaurant ou de compagnie aérienne.
Par exemple : l’hébergement en hôtel lors d’un déplacement en Allemagne doit se faire dans une chambre standard (catégorie imposée).
Ou bien : l’hébergement en hôtel lors d’un déplacement en Allemagne peut se faire dans une chambre au choix, dans la limite de 70 € par nuit.
La politique est alors perçue comme moins restrictive : elle consiste simplement à indiquer des limites de dépenses raisonnables et à responsabiliser les collaborateurs en déplacement.
Pour définir les plafonds les mieux adaptés, songez à prendre en compte :
-
Le type de voyage et la destination (les prix varient d’un pays à l’autre)
-
Les données disponibles sur les voyages précédents et les dépenses moyennes engagées
-
Les barèmes de l’URSSAF et les maximums autorisés pour le remboursement de frais en entreprise
Si vous dépassez les limites d’indemnisation fixées par l’URSSAF, votre entreprise risque un important redressement judiciaire en cas de contrôle.
Vous pouvez détailler le contenu des différentes règles, en veillant à ne pas inutilement complexifier la politique de frais.
Par exemple, pour des frais de restaurant, il convient en général d’indiquer si le remboursement est forfaitaire ou au réel, ainsi que le montant maximum autorisé...
...Mais si vous souhaitez entrer dans le détail, vous pouvez également préciser dans quelle mesure les pourboires font l’objet ou non de remboursement.
Expliquer le processus de remboursement des notes de frais
La procédure de remboursement doit être explicitée dans le coeur du contenu de votre politique de frais.
L’employé, quand il consulte le document, doit rapidement comprendre ce qu’on attend de lui au moment où il engage des frais professionnels :
-
Doit-il conserver les justificatifs, les numériser, les photographier ?
-
Comment doit-il déclarer la note de frais ? A-t-il un modèle papier ou informatique à sa disposition ?
-
Dans quels délais après l’engagement des frais doit-il déclarer sa demande de remboursement ?
-
Dans quels délais recevra-t-il le remboursement de ses frais ?
Ces procédures ne seront bien sûr pas les mêmes d’une entreprise à l’autre.
En optant pour une gestion dématérialisée des notes de frais, il est souvent plus simple pour l’employé d’engager des dépenses et d’en respecter la procédure de remboursement.
Comment mettre en application votre nouvelle politique voyage d’entreprise ?
Désormais, vous avez une politique de frais bien construite et bien rédigée.
Encore faut-il qu’elle soit connue de vos employés et respectée !
Pour cela, assurez-vous de l’accessibilité des documents.
Communiquez-les auprès de vos collaborateurs et des managers en charge de la validation des dépenses professionnelles, puis conservez-les à la portée de tous (sur l’intranet de l’entreprise, par exemple).
Par ailleurs, il ne suffit jamais d’édicter des règles : elles doivent être accompagnées de mécanismes de contrôle pour vérifier leur bonne application.
Enfin, votre politique de frais d’entreprise n’est pas gravée dans le marbre : elle mérite d’être réévaluée régulièrement et adaptée au contexte changeant de l’entreprise. Difficile de faire appliquer une politique désuète ou inflexible !
Demandez de temps à autre du feedback aux employés en mission et aux administrateurs en charge de la gestion des frais. Si nécessaire, simplifiez les procédures qui posent problème.
Pour cela, vous pouvez vous entourer de prestataires qualifiés.
Par exemple, des agences de voyages ou des outils de self booking en ligne permettent aux employés de préparer leurs voyages en ne choisissant que parmi des options prédéfinies, qui sont conformes à votre politique. Pas d’erreur possible !
De la même façon, si vous avez opté pour une gestion dématérialisée des notes de frais, vous pouvez inclure votre politique de dépenses directement dans votre logiciel de gestion et notifier automatiquement un employé quand l’une de ses dépenses ne respecte pas la politique de l’entreprise.
