Le retour sur investissement de l'implémentation d'un outil spécifiquement dédié à la gestion des frais (frais de déplacements, allocations d'entretien et de séjour, indemnités kilométriques...) est simple à calculer et constitue un bon exercice. Connaître le montant des économies que l'on peut faire et le laps de temps dans lequel on peut les réaliser devrait être l'un des principaux moteurs de vente interne du projet.
Les coûts relatifs au processus de gestion des frais d'une entreprise sont, pour la plupart, visibles et faciles à quantifier.
DE NOMBREUX COÛTS ASSOCIÉS AU PROCESSUS DE GESTION DES FRAIS SONT FACILES À DÉTECTER ET À QUANTIFIER
À un premier niveau, on trouve toutes les personnes de l'entreprise qui génèrent et communiquent des frais. En fonction des règles établies dans chaque entreprise, la périodicité du processus varie. Généralement, les frais sont traités mensuellement. Ensuite, il faut évaluer le temps moyen que met chaque personne concernée à établir sa note de frais. On peut l'estimer à environ une demi-heure. Enfin, il faut prendre en compte le coût horaire de ce salarié pour l'entreprise. En multipliant ces trois chiffres, on obtient le coût du reporting des frais pour l'entreprise.
Passons, maintenant à la deuxième étape, la vérification. Elle aussi, fait partie intégrante du processus. Le nombre de personnes impliquées à ce niveau est généralement moindre, mais comme il s'agit habituellement de responsables de secteur, de chefs d'équipes ou autres, le coût horaire les concernant est plus élevé. Là aussi, le calcul est simple à réaliser : nombre de notes par mois x temps passé à vérifier x coût horaire.
À partir de là, les facteurs additionnels entrant dans le calcul du ROI varient selon les sociétés. L'incidence de la fraude, par exemple, est très variable selon les entreprises. Dans d'autres cas, il existe des doublons dans les niveaux de vérification et d'approbation, ce qui entraîne une augmentation des coûts. Il faut donc prendre en compte les facteurs intrinsèques propres à chaque entité.
LE ROI POUR CE GENRE DE PROJETS SE SITUE ENTRE 80 ET 150 %
Le ROI du projet se situe généralement dans une fourchette allant de 80 à 150 %. Par ailleurs, les retombées apparaissent habituellement dans un délai de 3 mois après la fin de l'implémentation.
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