Le rôle de l’Urssaf : veiller à ce que les entreprises, les personnes morales et physiques tiennent correctement leurs comptes et s’assurer que les sociétés ne fraudent pas sur le montant de leurs cotisations. A cette fin, l’organisme réalise des contrôles inopinés. Aucune entreprise n’est à l’abri de recevoir une visite inattendue de l’Urssaf. Qui plus est, les agents de l’Etat exigent de la compagnie que celle-ci leur présente un certain nombre de justificatifs. Pour éviter les éventuels problèmes et redressements fiscaux, il s’avère essentiel de se préparer en bonne et due forme à un contrôle de l’organisme. Le but de cet exercice : minimiser le stress lié à ce contrôle, faciliter le travail des agents pour en terminer rapidement avec les vérifications liées à leurs missions. Aussi, un contrôle de l’Urssaf anticipé et bien préparé se transforme, rapidement, en simple formalité.
En amont du contrôle
Le contrôle de l’Urssaf se précède d’un avis de contrôle par lettre recommandée avec accusé de réception. Le dirigeant ou le CEO de l’entreprise a, ainsi, le temps d’avertir ses collaborateurs et ses salariés. Toutefois, le délai entre le courrier et la visite de l’Urssaf ne s’avère pas assez important pour que l’entreprise puisse mettre correctement de l’ordre dans ses chiffres. Une raison suffisante de se préparer en amont.
L’avis de passage de l’Urssaf fait mention de :
- La date de contrôle
- La liste de documents et de supports qui seront à présenter au contrôleur
- La durée approximative du contrôle
Si la date communiquée sur la lettre d’avis de passage ne convient pas au dirigeant, celui-ci a le droit de demander un report de contrôle et une nouvelle date en adéquation avec ses disponibilités.
Toutefois, notez qu’un contrôle, s’il est souvent fait au hasard, peut, également, concerner une entreprise sur laquelle l’Urssaf a des doutes. Il s’agit donc, là, d’un contrôle lié à la recherche de faits. Dans ce type de cas de figure, la visite de l’Urssaf est réalisée sans que le dirigeant ou le CEO en soit préalablement informé. Même chose si l’organisme a des doutes quant à du travail dissimulé.
Les étapes du contrôle de l’Urssaf
Désormais, et cela depuis le 1er juillet 2015, la durée du contrôle de l’Urssaf ne peut pas dépasser 3 mois lorsque l’entreprise dispose de moins de 10 salariés. A savoir que cette durée peut, toutefois, être prolongée à la demande du contrôleur, mais aussi de l’employeur.
Vérification et consultation des documents
Les contrôleurs vérifient et consultent, dans la majeure partie du temps :
- Le registre des entrées et des sorties du personnel pour le mettre en lien avec les personnes présentes dans l’entreprise. Le but étant de s’assurer que la société ne dissimule pas d’employés.
- Les documents comptables. Le but : vérifier que les chiffres concordent et que l’employeur reverse le bon montant de cotisations en fonction des recettes et de la trésorerie de la firme.
- Les contrats des collaborateurs. Les contrats de travail des employés sont soumis à des normes très strictes. Il est essentiel d’y faire paraître toutes les mentions obligatoires.
- Les justificatifs de remboursement des frais. Le contrôleur va s’assurer que les notes de frais sont, bel et bien, liées à une activité de l’entreprise et à des missions réellement menées par les collaborateurs.
- L’évaluation des avantages en nature. Le logement, la voiture et toute autre source de bénéfice sera passée au crible. Le contrôleur cherchera les abus éventuels.
Notez que le contrôle de l’Urssaf peut, aussi bien, se faire dans les locaux de l’entreprise, sur les lieux de l’activité professionnelle que dans les locaux de l’Urssaf. Cette dernière possibilité se destine aux entreprises qui disposent de moins de 10 salariés.
La conclusion du contrôle
Une fois le contrôle réalisé et les données analysées, le contrôleur présente ses conclusions et en fait part par le biais d’une lettre d’observation. Cette dernière fait mention des éventuels redressements envisagés. Elle peut, aussi, préciser qu’aucune anomalie n’a été décelée. Dans ce cas de figure, la lettre indiquera qu’aucune remarque n’est formulée. Dans le cas contraire, et si l’employeur est en désaccord avec les conclusions de l’Urssaf, celui-ci dispose d’un délai de 30 jours pour faire part à l’organisme de ses remarques et de ses objections.
En cas de procédure contradictoire
Une fois les 30 jours de délai dépassés et une fois les remarques et objections du dirigeant examinées, le contrôleur de l’Urssaf transmet le procès-verbal à son organisme sur lequel figure les observations de l’agent, mais aussi la réponse éventuelle formulée par le chef d’entreprise.
La notification des sommes dues par le dirigeant est réalisée par le biais d’une mise en demeure. A savoir que celui-ci a la possibilité de contester les montants réclamés. Pour se faire, il devra saisir la commission de recours amiable dans un délai de deux mois.
Ce qu’il faut retenir
- Le contrôle de l’Urssaf est une procédure de vérification qui se prépare. Il est fortement recommandé de s’assurer de la bonne tenue de ses documents comptables et des contrats de travail de ses employés pour ne pas être pris au dépourvu. Le délai entre la réception de la lettre d’avis de passage et la date du contrôle ne suffit que peu souvent à remettre tout aux normes et en règle.
- De manière générale, l’Urssaf vérifie le registre des entrées et des sorties du personnel, les documents comptables, les contrats des collaborateurs, les justificatifs de remboursement de frais et les avantages en nature accordés par l’employeur au salarié.
- En cas de désaccord avec les conclusions rendus par le contrôleur, l’employeur peut faire part de ses objections dans les 30 jours qui suivent la réception de la lettre. Si le contrôleur n’a pas tenu compte de ses objections et réclame toujours des sommes via une mise en demeure, le dirigeant peut soumettre son cas à la commission de recours amiable dans un délai de deux mois.
