Comment améliorer l'efficacité de la gestion des frais de déplacement ?

L'efficacité des processus de gestion est - et doit rester - une priorité pour les entreprises. Le processus de gestion des frais de déplacements professionnels offre généralement d'importantes marges d'amélioration à condition d'éliminer les tâches manuelles et les flux basés sur des documents papier ; de mieux communiquer avec ses interlocuteurs et de réduire la bureaucratie interne.

Le processus « traditionnel » de gestion des frais professionnels est peu efficace. Ceci est dû au fait qu'il se base en grande partie sur l'utilisation du papier. Des enveloppes avec des tickets, des notes de frais imprimées... voilà qui induit une problématique de fond et des erreurs liées au support lui-même : des papiers perdus et des tickets qui s'effacent. Par ailleurs, la paperasse implique un traitement manuel des différentes opérations et encourage la bureaucratie.

Pour pouvoir vraiment parler d'amélioration dans la gestion des frais, plusieurs actions sont nécessaires. D'une part automatiser les tâches, parvenir à organiser le processus avec une intervention humaine minimum, en réduisant au strict nécessaire les ressources consacrées à ses différentes phases. Il faut accélérer l'étape de reporting en réduisant significativement le temps que chaque employé passe à rédiger ses notes de frais. Au cours de la vérification, il faut faciliter le plus possible le travail du contrôleur (détection des conflits, approbation ou rejet des dossiers).

Il faut également réduire les erreurs qui bloquent le processus ou le retardent : erreurs de saisie des justificatifs sur la note frais, originaux égarés, etc.

La synchronisation et la bonne communication des différents acteurs impliqués dans les opérations de reporting et de validation sont également déterminantes pour améliorer les processus de gestion des frais. Parvenir à ce que ses différentes étapes se déroulent facilement et sans blocage réduit considérablement le temps qui y est consacré.

Captio permet d'optimiser les paramètres de rendement. La première étape pour y parvenir est d'abandonner le processus basé sur le papier et d'opter pour la digitalisation. Avec un smartphone, les justificatifs peuvent être scannés et stockés sur le cloud. À partir de là, tout le reste du processus se déroule sans utiliser de support papier.

DISPOSER D'INFORMATIONS AU FORMAT DIGITAL PERMET DE TRANSFORMER RADICALEMENT LE PROCESSUS DE GESTION DES FRAIS

Disposer des informations nécessaires sous forme digitale permet d'automatiser l'ensemble du processus. Les informations contenues sur les tickets sont directement interprétées par Captio. Cela signifie que les tickets sont lus et que les différentes données (montant, fournisseur, date) sont automatiquement reconnues et stockés. Grâce à cela, les notes de frais sont créées automatiquement, sans aucune perte de temps pour les salariés.

L'automatisation va même plus loin. À partir des informations extraites de tous les justificatifs communiqués par les salariés, on peut mettre en place un système permettant de vérifier automatiquement leur validité, ce qui évite l'intervention d'un contrôleur.

TOUS LES INTERVENANTS TRAVAILLENT DANS UN MÊME ENVIRONNEMENT. TOUTES LES ÉTAPES SONT SYNCHRONISÉES.

L'ensemble du processus se déroule dans un même environnement, accessible partout et à tout moment par tous les intervenants. Une fois tous ces éléments en place, le rendement du processus de traitement des frais augmente et les coûts associés diminuent de manière significative.