En général, le processus de gestion des frais n'est pas rapide. De plus, la visibilité que les salariés en ont est généralement réduite. Réduire le temps consacré au traitement des remboursements est important pour améliorer la satisfaction du personnel.
L'ambiance au travail dépend d'un grand nombre de facteurs. Lorsque l'on se place sous l'angle de la gestion des frais professionnels et que l'on se demande ce qui peut être fait à ce niveau pour améliorer l'ambiance au travail, plusieurs pistes se dégagent.
Si l'on pose la question à un salarié qui rédige habituellement des notes de frais, sa réponse sera probablement « accélérer le processus de remboursement ». Le processus d'approbation des frais des allocations d'entretien et de séjour et des indemnités kilométriques est, dans la plupart des cas, assez lent. Si le salarié avance ses frais de voyage, il est normal qu'il souhaite les voir gérer plus efficacement et plus rapidement.
« ACCÉLÉRER LES REMBOURSEMENTS » SERAIT LE PREMIER POINT QUE TOUT SALARIÉ PRÉCONISERAIT POUR AMÉLIORER LA GESTION DES FRAIS.
Il faut également tenir compte du fait que le processus de gestion des frais n'est agréable pour aucune des personnes concernées. Les émetteurs de notes de frais y voient une tâche administrative de plus à accomplir. Ils ont évidemment un intérêt à la réaliser, puisqu'il s'agit de percevoir un remboursement, mais il est clair que cette tâche n'est pas valorisante pour eux, ni pour l'entreprise. Réduire le plus possible le temps qu'ils consacrent à cette activité ne peut manquer de les satisfaire.
Quant aux personnes chargées d'approuver les frais, il faut bien reconnaître qu'elles aussi vont apprécier de passer moins de temps à cette tâche. Devoir analyser une note de frais pour vérifier que tout est en ordre n'a rien de passionnant.
Captio permet d'accélérer le processus de reporting et le processus d'approbation des frais. Pour les émetteurs de notes de frais, la réduction moyenne des tâches associées à cette activité est de 80 %, grâce à l'entrée automatique des frais avec un smartphone. En ce qui concerne les contrôleurs, le calcul est plus complexe, car les processus diffèrent selon les entreprises, mais elle est de plus de 50 % dans la plupart des cas. En résumé, le temps consacré au processus de gestion des frais par toutes les personnes qui y prennent part se réduit de manière draconienne.
On observe également une réduction du délai moyen de remboursement. L'ambiance de travail a un impact sur la satisfaction, le bien-être et la productivité des salariés. C'est un élément qu'il est nécessaire de prendre en compte pour assurer la réussite d'une entreprise.
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