Le meilleur moyen d'analyser les lignes qui composent une note de frais est la catégorie, ou typologie. S'assurer qu'elle est bien indiquée permettra une analyse d'ensemble de toutes les informations.
La typologie des dépenses réalisées est une approche analytique courante pour les notes de frais. Chaque entreprise définit cette classification en fonction de ses nécessités et de son besoin de granularité. Une organisation peut donc décider de ventiler les frais de transport en catégories bien définies, ou de les regrouper dans une même typologie. Les besoins d'analyse devront être déterminés avant d'établir cette catégorisation.
Établir une catégorisation ne servira toutefois à rien si on ne veille pas à l'exactitude des imputations.
Établir cet ordonnancement sera inutile si l'on ne s'assure pas que les salariés savent quelle option ils doivent utiliser dans chaque cas. Il faut donc que les personnes amenées à imputer leurs frais comprennent bien ces critères, surtout lorsque la classification est complexe. Sans cela, on risquerait une altération des données.
Ces informations sont fondamentales pour pouvoir repérer les frais cachés et économiser en les régulant. Elles servent aussi à identifier des tendances de dépenses, ce qui permet, par exemple, d'identifier des fournisseurs communs et de négocier avec eux sur la base du chiffre d'affaires qui leur est consenti.
Classifier chaque élément de la note de frais permet de dégager des catégories de frais. Analyser celles-ci en profondeur permettra de dégager des tendances, des évolutions et, en fin de compte, des informations susceptibles de nous faire réaliser des économies. Les résultats d'une analyse des catégories pourront apporter des informations sur les fournisseurs habituels et, par la suite, des éléments indispensables à la réussite de nos négociations avec eux.
L'analyse des catégories révèle des informations utiles sur les tendances et permet de chiffrer les évolutions.
Outre ces informations, utiles sur le plan économique, elle permet aussi de dégager des schémas de travail et des dépenses communes. Ceci peut être particulièrement utile dans le cas des travailleurs expatriés. L'analyse de catégories peut également vous permettre d'obtenir des informations sur la qualité des fournisseurs en se basant sur des renseignements fiables émanant de vos propres collègues de travail.
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