Un bon processus de gestion des déplacements professionnels, avec une analyse structurée et l'intégration de toutes les informations concernant ledit processus permet de :
- Améliorer l'efficacité de la gestion : éliminer les tâches manuelles et flux basés sur le papier, réduire la bureaucratie interne grâce à une meilleure communication entre les interlocuteurs. Remplacer l'influence du processus traditionnel par une automatisation des tâches avec une intervention humaine moindre. Faciliter le travail du rédacteur et du réviseur de manière à réduire les erreurs au maximum. Synchroniser les différentes phases du processus en évitant le blocage de l'une d'elle.
- Faire des économies dans la gestion des frais : le temps auparavant consacré aux tâches administratives est réduit grâce à la rédaction automatisée de la note de frais. Les superviseurs reçoivent l'information préalablement traitée par Captio. Ainsi, leur intervention est réduite et ils n'agissent qu'en cas de conflit. Contrôler les frais un par un permet de réduire les fraudes, mais aussi d'éviter la tentation des employés d'en commettre. Par ailleurs, cela permet de réduire le matériel et les infrastructures consacrés à la gestion desdits frais.
- Gérer les frais imprévus et faire des économies sur des coûts prévisibles : analyser au préalable la situation (lieu de destination, durée du déplacement, éventuels accompagnateurs, fonctions à réaliser, logement, etc.) ; choisir le logement approprié en fonction du séjour et en prenant en compte des indemnités relatives aux repas, ainsi que les frais supplémentaires prévisibles (transports, parking, etc.) ; comparer les prix et réserver à l'avance ; éviter et minimiser les frais imprévus (souscrire des assurances annulation, vol ou perte de bagages, etc.).
- Intégrer et négocier les frais supplémentaires : ceux-ci doivent être négociés au moment de l'achat du voyage car, dans le cas contraire, ils sont souvent utilisés pour gonfler la facture finale. Les prestataires cherchent des revenus supplémentaires du fait de la baisse des voyages d'entreprise (25 % en 2010) et l'apparition de concurrents sur Internet. Il s'agit d'incorporer aux négociations des concepts réitératifs comme la connexion wi-fi à l'hôtel, le service de pressing, le petit-déjeuner ou encore les conditions de location de voitures.
- Gérer la fraude interne : il s'agit de détecter une note de frais gonflée délibérément, au-delà du bénéfice du doute octroyé en cas d'erreur humaine ou de méconnaissance de la politique des dépenses de l'entreprise. Il est recommandé d'avoir recours à un outil d'automatisation du contrôle des frais pour mener un processus de révision exhaustif et efficace. Il est ainsi possible de détecter des montants inhabituels, de brusques changements dans les modèles de dépenses, etc. De fait, il est recommandé de réaliser des audits du processus de manière périodique. Et lorsqu'une fraude est détectée, il faut agir de manière mesurée mais ferme.
