Les frais kilométriques peuvent devenir un véritable casse-tête pour l'employé en déplacement, mais aussi pour le département d'administration. Découvrez la manière dont Captio peut vous aider à gérer les frais kilométriques de manière plus souple et efficace.
Pour l'employé en déplacement durant sa journée de travail, la gestion des frais kilométriques fait partie du quotidien. Cette tâche s’accumule généralement jusqu’à la fin de mois où les frais sont calculés, et où l’employé se trouve souvent face à des difficultés comme les tickets justificatifs égarés.
Mais le fait de disposer d'une plateforme numérique de gestion des déplacements professionnels comme Captio assouplit tout le flux de gestion des frais kilométriques du début jusqu'à la validation par le département d'administration.
En effet, grâce à la simple capture du ticket au moyen du smartphone, via le système OCR, le document justificatif est automatiquement sauvegardé dans le cloud de la plateforme. Il est alors classé et prêt à être inclus dans une note de frais au moment et à l'endroit souhaités via l'appli.
Par ailleurs, du point de vue de la supervision, Captio offre la possibilité de mettre en place des alertes, suivant la politique de déplacements professionnels de l'entreprise. Ainsi, la supervision devient une tâche bien plus facile.
Enfin, Captio améliore la rapidité de la dernière étape de la gestion des frais kilométriques, c’est à dire la validation par le département administratif, qui déclenche le remboursement à l'employé en déplacement, et y met de l’ordre, tout en assurant contrôle et souplesse. En effet, elle permet d'intégrer les frais dans le système comptable de l'entreprise.
