Découvrez comment la note de frais peut-elle vous faire gagner du temps et de l'argent
Tout commence avec la génération d’une dépense de la part du travailleur en déplacement.
Grâce à Captio, il peut prendre le ticket de caisse en photo sur le moment avec son smartphone pour que le programme traite automatiquement le document. D’un côté, le lecteur automatique de caractères (OCR en anglais) extrait toute l’information sans que le travailleur ait à faire d’opération manuelle.
De l’autre, la capture réalisée est homologuée par le fisc, elle substitue donc légalement le justificatif original. Ainsi, le travailleur n’a pas à conserver le ticket original, qui a tendance à se perdre, s’abîmer, s’effacer…
Au moment de présenter son rapport de frais, le travailleur n’aura tout simplement qu’à sélectionner les tickets qu’il souhaite transmettre, depuis son téléphone ou son ordinateur. Captio génèrera alors automatiquement la note de frais et la fera parvenir au superviseur. C’est aussi simple que ça !
Quant au superviseur, il ne croulera pas sous la réception de centaines ou milliers de tickets papier, envoyés par tous les travailleurs, à vérifier, approuver, comptabiliser et archiver un par un.
Avec la réception de la note de frais sur Captio, il disposera d’un système d’alarmes le prévenant quand un ticket ne correspond pas aux politiques de dépenses établies. Quelques clicks suffisent donc à la vérification des centaines de justificatifs et l’approbation des notes de frais. Gain de temps et de travail.
Les copies numérisées des notes et justificatifs sont conservées dans le cloud, on peut ainsi y accéder facilement et rapidement. Inutile de les archiver. L’intégration de Captio aux autres systèmes et procédures de l’entreprise permet aussi un gain de temps et de ressources dans des opérations comme les finances ou la comptabilité.
Essayez Captio et découvrez tous ses avantages !
