Dès à présent, les justificatifs numérisés par Captio sont assortis d'une validité légale en Italie. L’ Agenzia delle Entrate a approuvé le processus de numérisation qui certifie que les captures de Captio respectent la réglementation en vigueur en Italie.
L’Agenzia delle Entrate (AdE) a validé le processus de numérisation de Captio. Cela signifie que, dès à présent, les justificatifs et les reçus numérisés au moyen de la plate-forme de gestion des frais d’entreprise sont assortis d'une validité légale au regard de la règlementation italienne.
La législation italienne exige des entreprises qu’elles conservent les justificatifs originaux durant une période minimale de 5 ans, à moins qu’ils soient numérisés au moyen d’une méthode agréé par l’AdE. C’est ainsi que, désormais, tous les utilisateurs de Captio en Italie pourront se débarrasser des factures au format papier, tout en respectant cette exigence. L’AdE a examiné le processus et a émis un avis favorable concernant Captio, ce qui en fait la première plate-forme spécialisée dans la gestion des frais d’entreprise à recevoir l’agrément de l’Agenzia delle Entrate. Cette homologation légale octroie à Captio une validité légale sur le marché italien.
« Être le premier logiciel de gestion des frais de déplacement à avoir obtenu l’avis favorable de l’AdE est fondamental pour offrir le meilleur service possible sur le marché italien », explique Joel Vicient, cofondateur et PDG de Captio. Cet événement marque la fin d’un cycle qui permet de considérer numérique tout le processus de gestion des dépenses de l’entreprise, de la note de frais à la comptabilisation.
Quant à lui, Fausto Berti, Directeur général de Validata, distributeur officiel de Captio en Italie, déclare que « posséder le certificat ISO 27001 relatif à la sécurité de l’information a été déterminant pour obtenir l’opinion favorable de l’AdE, en ce qui concerne le processus utilisé par la plate-forme de Captio ».
Outre la numérisation du document, en prenant une simple photo du reçu afférent à la dépense, le système de lecture automatique de l’application envoie les données du justificatif dans le nuage, et les laisse préparées pour pouvoir dresser la note de frais depuis le smartphone ou l’ordinateur au moment considéré opportun. À l’autre bout de la chaîne de supervision des dépenses, grâce à notre solution, le département des finances ou l’administration recevra les notes de frais à temps, classées et entièrement numérisées. En outre, Captio s’intègre dans le système comptable, pour faciliter davantage la comptabilisation des dépenses. Cela permet de transformer un flux traditionnel et manuel de notes et de supervision en un processus entièrement numérique et automatique.
Grâce à l’avis favorable de l’Agenzia delle Entrate, il est maintenant possible d’oublier le papier en matière de gestion des frais d’entreprise en Italie, au moyen de la solution numérique de Captio.
