Les entreprises ont, depuis longtemps maintenant, intégré le processus de remboursement des frais de transport et des frais kilométriques des salariés. Cependant, même si les bénévoles disposent de droits de remboursement de frais engagés dans le cadre de leur activité, peu savent dans quel contexte y avoir recours. Focus sur la fiscalité et les remboursements des frais kilométriques du bénévole.
Frais kilométriques : des droits et des devoirs
Comme indiqué ci-dessus, un bénévole a le droit d'être remboursé des frais engendrés par l'utilisation de son véhicule pour accomplir une tâche liée à son l'association. Pour ce faire, le membre, au même titre que la structure, doivent s'appuyer sur le barème kilométrique spécifique aux bénévoles des associations. Sont dissociés les véhicules à quatre et à deux roues.
Toutefois, l'utilisation des deux types de véhicules ouvre le droit à un remboursement des frais engagés par l'activité bénévole.
Le bénévole a pour obligation de justifier son déplacement, son importance et le nombre de kilomètres réalisés. Les justificatifs devront être précieusement gardés en cas de contrôle.
À l'heure actuelle, les membres d'une association sont remboursés à 0,308 euro du kilomètre pour un véhicule à quatre roues et à 0,120 euro pour les deux-roues., et cela, quels que soient le type, la puissance du véhicule et le carburant utilisé.
Notez que les frais kilométriques engendrés dans le cadre d’une activité de bénévolat, peuvent également ouvrir le droit à la réduction d'impôts, à condition que le bénévole renonce à se faire rembourser en bonne et due forme.
N.B : le remboursement d’un bénévole au forfait devrait uniquement s'appliquer dans le cadre des frais kilométriques. Pourquoi ? Car, il se peut que l'URSSAF requalifie les remboursements en salaires. Nous reviendrons sur ce point et ses conséquences plus loin dans cet article.
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Frais de transport des bénévoles : des possibilités de remboursement existent
De la même manière que les frais kilométriques, les frais de transport peuvent également être remboursés aux bénévoles. Les conditions de ces indemnités sont les mêmes que citées précédemment : le membre de l'association doit être en mesure de prouver que le déplacement est en lien avec une mission conférée par l'organisme. Ticket de bus, billet de train et/ou autres preuves doivent être rapportés à la structure et précieusement conservés.
L'utilité de la note de frais dans une structure associative
Quelle que soit la taille de l'association, il est vivement recommandé de mettre au point une note de frais standard ainsi qu'une notice que les bénévoles pourront utiliser et à laquelle ils pourront se référer pour justifier de leurs déplacements et frais kilométriques. Toutes les pièces justificatives fournies doivent être conservées par la structure pendant au moins quatre ans. En cas de contrôle et en l'absence de preuves nécessaires, les remboursements peuvent être requalifiés en salaires, ce qui peut se révéler être très préjudiciable pour une association et pour les membres concernés (impôts, cotisations, taxes, etc.).
