Pouvoir établir une relation entre les frais générés et un centre de coût précis sur la note de frais est indispensable pour pouvoir effectuer un suivi et une analyse économique, que cela concerne un service, un secteur, ou un projet.
Une des constantes les plus élémentaires et les plus courantes dans la plupart des entreprises est la nécessité d'établir une relation entre les frais générés et un centre de coût bien précis (entendons par là un concept générique sur lequel doivent être imputés les frais : projet, service ou secteur de l'entreprise).
Imputer des frais de déplacements sur un centre générique permet de les incorporer à d'autres variables de frais.
Le but recherché est essentiellement économique. Pour les différents services, la possibilité d'imputer chaque dépense sur un centre de coût permet d'incorporer le frais de déplacements aux autres dépenses qu'il regroupe. Les frais liés aux voyages représentent souvent un poste important : il convient donc de les prendre en compte pour établir le budget annuel.
Il en va de même lorsque le centre de coûts est un projet, il est nécessaire de comptabiliser les coûts pour pouvoir les attribuer.
La relation entre une note de frais et un centre de coût spécifique est généralement définie en utilisant une codification propre à chaque entreprise. Cette codification peut à son tour contenir quelques paramètres de contrôle. On trouve parfois sur une même note de frais des concepts imputables sur différents centres de coûts : il est donc intéressant de pouvoir repérer une information spécifique d'un simple coup œil.
L'utilisation d'une bonne codification permet au contrôleur de voir tous les détails au premier coup œil.
C'est là une information utile dans plusieurs phases du processus de gestion des frais. En premier lieu, le responsable qui reçoit la note de frais pour validation doit pouvoir associer les frais aux différents centres de coût. C'est le cas, par exemple, lorsqu'un chef de projet doit associer et valider chaque dépense en fonction du contexte de chaque projet. Par ailleurs, à une étape plus avancée du processus, le contrôleur de gestion ou un autre responsable des services financiers doit pouvoir répartir et analyser les frais en fonction de leurs origines.
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