Le rapprochement bancaire est la comparaison entre les annotations comptables tenues par une entreprise et relatives à ses comptes en banque et les ajustements effectués par la banque sur ces comptes. Il s'agit d'un processus nécessaire pour les entreprises, mais qui peut être excessivement long et ennuyeux. Nous vous proposons une série d'astuces et de conseils afin de vous aider à gagner du temps pendant cette procédure, pour améliorer son efficacité.
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Informations et documentation
Dans un premier temps, il est indispensable de disposer de toutes les informations et de toute la documentation nécessaire. Comme dans un casse-tête, si vous voulez détecter les pièces manquantes, erronées ou mal placées, il faut disposer du plus grand nombre de pièces possibles, afin de bénéficier d'un meilleur aperçu global de l'ensemble. De plus, si certaines informations n'ont pas été enregistrées avant d'initier le processus, vous devrez effectuer celui-ci en plusieurs étapes, ce qui demandera davantage de temps.
Si besoin, réclamez les documents aux personnes concernées, par exemple certains tickets de frais de déplacement professionnel auprès des commerciaux, et enregistrez-les.
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N'oubliez pas la caisse
Les caisses font également partie de la trésorerie de l'entreprise, et doivent être prises en compte, sans quoi le rapprochement bancaire sera beaucoup plus difficile. Il est souhaitable d'effectuer périodiquement un triple cadrage, avec la caisse réelle, le livre de caisse et le compte comptable de la caisse. Ceci permet de minimiser la présence d'erreurs.
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Effectuez un rapprochement par tranches
Il est conseillé de commencer le rapprochement bancaire en vérifiant le solde final du mois précédent, et si besoin de revenir davantage en arrière. Ceci sera utile si un mouvement d'une date antérieure au cadrage précédent des soldes a été comptabilisé.
Ainsi, si vous découvrez une erreur, il ne sera pas nécessaire de tout vérifier à nouveau point par point, mais simplement de vérifier par tranches afin de localiser le mois correspondant au décalage.
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Analysez les décalages
Souvent, le problème du rapprochement bancaire provient d'erreurs « typiques » comme par exemple :
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La double comptabilisation d'une annotation, le décalage observé étant donc égal au montant de cette annotation
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La non-comptabilisation d'un mouvement, qui donne également lieu à un décalage égal au montant de l'annotation oubliée
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Une erreur de virgule, qui provoque un décalage dont la somme des chiffres est égale à 9. Par exemple, si au lieu de 12,40 € vous écrivez 124,0 €, le décalage sera égal à 111,60 €. D'où, en ajoutant les chiffres : 1 + 1 + 1 + 6 = 9
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Une erreur d'ordre des chiffres d'un nombre, qui comme pour le cas précédent, provoque un décalage dont la somme des chiffres est égale à 9. Par exemple, si au lieu de 974 € vous écrivez 947 €, la différence vaut 27 €, soit, en additionnant les chiffres : 2 + 7 = 9
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Les banques peuvent aussi se tromper
Bien que cela ne soit pas habituel, il arrive que certaines erreurs soient dues aux banques. Il est possible qu'elles encaissent un montant erroné, qu'elles versent un montant incorrect, pour un objet qui ne vous concerne pas, qu'elles se trompent de compte lors d'un virement ou d'un paiement lorsque leur client possède plusieurs comptes dans le même établissement, etc. Si vous détectez une erreur a priori non justifiée ou sur laquelle vous avez des doutes, consultez votre banque.
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Les postes de rapprochement, en dernier recours
Vous pouvez placer le montant du décalage dans un poste de rapprochement et ne plus y penser, ce qui est une solution facile et tentante. Cependant, le décalage sera toujours présent ; cette solution n'est donc pas réelle. Si ces cas s'accumulent, le rapprochement bancaire n'aura plus vraiment de sens puisque la comptabilité s'éloignera de la situation réelle et qu'il sera de plus en plus difficile de résoudre cet embrouillamini.
Vous devez réclamer les liquidations des comptes que vous n'avez pas reçues, les factures et les tickets manquants afin de vous assurer, comme cela a été indiqué au premier point, de disposer de toutes les informations et de tous les documents nécessaires, et d'avoir une comptabilité à jour.
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Automatisez le processus
Vous savez déjà que toute gestion basée sur le papier est toujours plus longue et comporte plus facilement des erreurs que si elle est effectuée de manière automatisée. Ceci s'applique également au processus de rapprochement bancaire. Il existe des outils qui automatisent ce processus ou une partie de celui-ci, afin qu'il soit plus efficace et plus contrôlé.
Par exemple, Captio est une plate-forme de gestion des frais de déplacements professionnels qui permet d'importer les informations de la banque et d'identifier les paiements liés aux déplacements qui ont été payés avec une carte bancaire de l'entreprise, pour un employé donné. Elle effectue automatiquement le rapprochement des paiements avec cet utilisateur, de façon simple, facile et automatisée.
8. Quand faire un rapprochement bancaire ?
Les entreprises sont nombreuses à se poser des questions quant à la fréquence et au caractère obligatoire du rapprochement bancaire. La première chose à savoir est que le rapprochement bancaire n'a rien d'imposé. Une société est libre de le réaliser ou non. Toutefois, il est fortement recommandé, pour ne pas dire indispensable, de le réaliser au moins une fois par an. Pourquoi ? Car, ce processus permet de s'assurer de la bonne santé des comptes bancaires de l'entreprise, mais pas seulement.
En effet, les paiements non perçus, les erreurs de comptabilité, les sommes manquantes peuvent seulement être identifiés grâce à cette procédure. Celle-ci permet également de vérifier que des omissions n'ont pas été faites et de s'assurer que la société n'a pas été victime d'un quelconque vol. Non, personne n'est à l'abri.
Il est également envisageable de réaliser des rapprochements bancaires plusieurs fois au cours de l'année. Cela permet de surveiller les comptes de près. La personne en charge de cette tâche aura ainsi bien moins de mal à déceler les éventuelles erreurs, les écarts et leurs origines.
