Sachant que les déplacements professionnels constituent un poste de dépenses de plus en plus important pour les entreprises, il est fondamental d'en optimiser la gestion.
Les déplacements professionnels proviennent essentiellement des indemnités d'entretien (repas) et du transport (essence en cas d'utilisation d'un véhicule propre ou les frais de taxis, d'avion, etc.), Il semble donc facile de les prévoir. Mais les imprévus, les réunions qui se prolongent, les embouteillages, les retards d'avion, etc., peuvent changer les prévisions et entraîner une hausse des coûts calculés.
Ci-après, nous vous proposons 5 étapes essentielles à suivre pour une meilleure gestion de vos déplacements professionnels.
Les étapes pour planifier votre voyage d'affaires
1) Examiner le contexte à priori
Tenez compte de l'endroit où vous voyagez, du temps que vous y passerez, si vous voyagez seul ou pas, des activités que vous réaliserez sur le lieu de destination et où, etc.
2) En fonction de la durée du voyage, opter pour l'hébergement le plus approprié
Si votre séjour est inférieur à une semaine, un hôtel est le lieu le plus approprié en raison des commodités qu'il fournit à l'employé et pour contrôler le budget. En cas de séjours supérieurs à une semaine et pouvant aller jusqu'à un an, les appartements avec service d'entretien et repas semblent l'option la plus appropriée. Enfin, lors de séjours plus longs, la location traditionnelle est la meilleure option.
3) Ne pas oublier les frais annexes
Nous nous référons aux frais prévisibles tels que le transport entre l'aéroport et l'hôtel ou le lieu de travail sur le lieu de destination, ou les stationnements, si vous utilisez un véhicule, etc. Pour cela, nous vous recommandons de dresser une liste contenant les dépenses habituelles de l'entreprise afin de les inclure dans le budget.
4) Réserver à l'avance et comparer les prix
Surtout pour les voyages qui requièrent de passer une nuit en dehors de chez vous ou de prendre l'avion, nous vous recommandons de réserver le plus tôt possible parce que les prix sont généralement plus bas. Au fur et à mesure que la date du voyage approche, ceux-ci augmentent sous l'effet de la loi de l'offre et de la demande. De même, il est important de comparer les différentes compagnies du secteur concerné, qu'il s'agisse de compagnies aériennes ou d'hôtels, voire de regarder si des packs comprenant les deux services sont offerts sur les sites web spécialisés ou auprès d'agences de voyages. Vous pouvez également charger une agence d'effectuer ces démarches.
5) Trucs pour diminuer les conséquences des frais imprévus
Miser sur des réservations permettant d'effectuer des changements aux dates ou pouvant être remboursées, au cas où les horaires d'une réunion seraient modifiés, etc. En outre, il s'avère utile de souscrire des assurances couvrant d'éventuelles pertes de valises, annulations de vol, etc. Enfin, il conviendrait d'évaluer le fait de travailler avec un fournisseur de voyages d'entreprise car ils proposent généralement des packs d'offres, ce qui vous évitera de perdre du temps à faire des recherches.
Voici des règles simples et efficaces qui, outre le fait de bénéficier à l'entreprise en termes d'économies, permettent aux employés de voyager en toute tranquillité lors de leurs déplacements professionnels.
