Que les employés d’une entreprise partent en déplacement est, sans aucun doute, de bon augure. Cela signifie que l’entreprise est en syntonie avec une économie toujours plus dynamique, internationalisée et globalisée, où il est indispensable de chercher de nouveaux marchés et de faire des affaires, où que ce soit, même à des milliers de kilomètres.
Le problème est que s’ils ne sont pas gérés de manière adéquate, les frais de déplacement peuvent déséquilibrer le budget de nombreuses entreprises.
4 conseils pour contrôler les frais des voyages d’entreprise
Heureusement, on peut contrôler les frais de voyages corporatifs, et faire en sorte qu’ils soient rentables grâce aux bénéfices obtenus. Il y a, pour ce faire, quelques conseils à suivre :
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DEFINIR LES POLITIQUES DE FRAIS DE VOYAGES
La politique de frais de voyages est la ligne de conduite à suivre d’une entreprise face aux divers frais engagés par ses employés lors des voyages d’affaires. La question n’est pas simple, il faut être très rigoureux, minutieux et prendre en compte plusieurs variantes et situations comme par exemple :
- La collecte de tickets et de justificatifs
- Les concepts qui sont à charge de l’entreprise et ceux qui ne le sont pas.
- Les plafonds de dépenses pour chaque concept.
- La politique sur les kilométrages.
- Définir les conditions propres aux voyages internationaux.
- Déterminer les frais de représentation.
- La détection des fraudes
Que ce soit par manque d’information, par étourderie ou, parfois, de manière intentionnelle, des cas de fraude interne peuvent apparaître dans les frais de voyages. Il est fondamental de contrôler et d’enrayer ce type de situations car à la longue elles entraînent une perte d’argent importante, contribuent à une dégradation de l’ambiance de travail et font naître la méfiance entre l’entreprise et le travailleur. On peut combattre la fraude efficacement en respectant ces trois points :
- Elaborer une politique de dépenses très détaillée.
- Informer les travailleurs le mieux possible.
- Prendre des mesures de supervision et de contrôle.
3) RECUPERER LA TVA
Récupérer la TVA sur les frais de voyage est un droit auquel de nombreuses entreprise renoncent à cause de la complexité du processus. C’est une erreur, car si en effet les démarches administratives et légales sont fastidieuses pour récupérer cette taxe, il n’en reste pas moins que les économies réalisées en valent la peine.
4) UTILISER UN LOGICIEL AUTOMATISE
En utilisant un logiciel spécialisé de gestion de frais, on automatise les procédures et on débouche sur une gestion efficace qui facilite grandement la supervision et la détection de fraudes. Ces applications informatiques, si elles sont combinées avec l’acquisition des services d’un cabinet de conseil spécialisé, par exemple, multiplient l’efficacité du travail.
Ces mesures simples, impliquant un minimum d’investissement, sont essentielles pour toute entreprise souhaitant gérer efficacement les frais engendrés par les voyageurs. Elles facilitent une gestion efficace, rentable, sans gaspillage de ressources ni perte de temps.
