Bien qu'il existe divers types de contrôle qui donnent lieu à des processus différents, il est en général possible de distinguer trois étapes assez courantes dans la plupart des processus de contrôle financier : définition de standards ou d'indicateurs, mesure et analyse des écarts et correction des écarts.
Définition d'indicateurs ou de standards
La première étape consiste à définir une série de mesures jugées adéquates pour la ou les activités de l'entreprise et sur lesquelles s'effectuera le contrôle : ces mesures se nomment indicateurs ou standards.
L'adéquation de ces indicateurs est étroitement liée à l'obtention des objectifs fixés par l'entreprise. Par exemple, si le but de l'entreprise est d'atteindre une certaine rentabilité, ces standards doivent fixer les coûts concrets (production, personnel, maintenance des infrastructures, etc.) ainsi que les recettes souhaitables (vente de biens ou services, obtention de nouveaux clients, revenu moyen par établissement, etc.) pour atteindre les objectifs fixés.
Mesure et analyse des écarts
La deuxième étape des processus de contrôle financier se base sur une comparaison entre les prévisions (objectifs) et les résultats réellement obtenus.
Après la collecte des données a lieu leur analyse et les conclusions. Il est possible que les résultats correspondent aux objectifs fixés ou qu'il existe des écarts, à la baisse ou à la hausse.
Un écart à la hausse signifie que les résultats sont meilleurs que ceux attendus. Dans ce cas, il est parfois souhaitable de reformuler des objectifs plus ambitieux. Si au contraire, les écarts sont négatifs, autrement dit s'ils sont inférieurs aux valeurs calculées, il faudra mettre en place des actions correctives.
À cette étape, il est très important de déterminer les causes concrètes des écarts, en tenant compte du fait qu'ils peuvent être dus à une mauvaise exécution d'une ou de plusieurs activités de l'entreprise, mais aussi à une conception erronée ou peu objective des possibilités de l'organisation, d'où des projets totalement inaccessibles avec les moyens disponibles.
Correction des écarts
La véritable finalité et l'utilité du contrôle n'est pas de détecter les erreurs mais de les corriger le plus rapidement possible et d'éviter leur répétition à l'avenir.
Les mesures correctives appropriées dépendent du type de cause des écarts. Par exemple, il peut être nécessaire d'effectuer de petits ajustements dans un domaine concret de l'entreprise, ou bien des modifications complètes des processus de production, de planification, d'organisation et/ou de direction.
